Hoeveel aanmaningen verstuurt u om uw klanten te herinneren aan de betaling van uw facturen?
We merken dat er in de praktijk bedrijven zijn die tot vijf aanmaningen sturen. Mijn advies: stop hiermee. Stuur nooit meer dan twee rappelbrieven. In deze blog vertel ik u waarom.
Mijn ervaring leert dat de meeste reacties volgen na de eerste en na de laatste aanmaning. Sommige klanten zijn inderdaad uw factuur uit het oog verloren en maken dat graag meteen goed wanneer u hen daaraan herinnert. Andere klanten schieten pas in actie wanneer u hen er op wijst dat het uw laatste herinnering is en dat er daarna kosten en intresten worden aangerekend. Dan pas betalen ze uw factuur.
Dat klanten zo reageren, is niet helemaal onbegrijpelijk. Heel wat bedrijven hebben een beleid ontwikkeld om zo laat mogelijk te betalen. Maar wil dat zeggen dat u hierin mee moet stappen? Wil dit ook zeggen dat alle rappelbrieven vóór uw laatste aanmaning geen zin hebben?
Dat klopt inderdaad. De brieven tussen de eerste en de laatste rappel hebben weinig impact. Daarom wil ik u ook meteen twee oplossingen meegeven.
Oplossing 1. Bel enkel uw belangrijkste klanten
Een goed debiteurenbeheer bestaat niet alleen uit aanmaningen per e-mail en per brief. Het is van belang om uw rappels te combineren met telefonische interventies. Bellen is echter een dure zaak en de meeste medewerkers doen het ook niet graag. Wat ik dan ook vaak zie, is dat deze taak wordt afgeschoven op iemand van de boekhouding. Die moet dan maar die lastige telefoontjes erbij nemen. Helaas zijn deze medewerkers er meestal niet voor opgeleid. Ze hebben niet de nodige bagage om zich te verweren tegen de vaak mondige debiteuren die de meest originele uitvluchten uit hun mouw schudden. Het zijn dan ook geen eenvoudige en inderdaad geen plezante gesprekken.
Wet van Pareto in debiteurenbeheer
Toch kan telefonisch debiteurenbeheer erg efficiënt zijn. Het is namelijk de enige vorm van communicatie op afstand waarbij u meteen feedback krijgt. Bij een telefoongesprek weet een getrainde medewerker snel waarom iemand niet betaalt. Wil hij of kan hij niet? Daarop kunt u uw verdere incassostrategie afgestemmen.
Ik hanteer steeds de wet van Pareto of de 80-20-regel. Als je deze regel trouw blijft, dan komt de rest vanzelf. Deze wet zegt dat 80% van al uw uitstaande bedragen worden gedragen door 20% van uw debiteuren. Door deze wet te volgen, hoeft u niet iedereen te bellen. Focus u daarentegen op die 20%. Of om het in termen van debiteurenbeheerders te omschrijven: bel eerst de debiteuren met het hoogst openstaande bedrag. Beslis vervolgens hoeveel inspanningen u wilt doen voor de kleinere bedragen.
Oplossing 2. Beperk u tot twee aanmaningen
De snelheid van handelen is essentieel in een goed debiteurentraject. We hebben u al eerder uitgelegd waarom u maar beter werk maakt van uw incasso. Laat openstaande facturen niet koud worden. Als u met een debiteur afspraken heeft gemaakt, geef er dan ook meteen gevolg aan. Een korte opvolging is noodzakelijk voor het succes van uw incasso.
Daaruit blijkt meteen ook dat vijf rappelbrieven onzin zijn. Stuur er voortaan nog twee: een eerste en een laatste brief. Dat is perfect voldoende.
Klant kreeg voldoende kansen
Met een factuur, enkele telefonische incassogesprekken en twee aanmaningen heeft uw klant genoeg kansen gekregen om te betalen. Bovendien rekenen bedrijven meestal geen kosten en intresten, terwijl uw cost of collections nochtans hoog oploopt.
Wees daarom niet de speelbal van uw klanten. Besteed uw openstaande facturen binnen 90 dagen na de vervaldag uit aan een externe partij. En liefst nog vroeger, want hoe vroeger, hoe groter de kans op recuperatie. Trekt u het incassoproces langer, dan verliest u uw geloofwaardigheid.
U kunt uw kosten laag houden door uw intern en uw extern proces aan elkaar te koppelen. Zo kan het incassobureau bijvoorbeeld verder bouwen op de escalatie die u in uw aanmaningstraject integreert. Het bureau hoeft niet helemaal opnieuw te beginnen. Ook uw incassopartner begint in minnelijke fase, maar zal de escalatie verderzetten en verandert indien nodig van identiteit. Bijvoorbeeld door de inschakeling van een deurwaarder of een advocaat.
Wat moet u nog weten over uw incassotraject?
- U hoeft pas naar de rechtbank te trekken als hoogste escalatievorm.
- Een aangetekende brief hoeft niet. Door de combinatie van uw intern en het extern traject via uw incassopartner, heeft u voldoende bewijs dat er acties ondernomen zijn.
- Advocaten willen zich 100% indekken door bijvoorbeeld een aangetekend schrijven te sturen. Maar dit is eigenlijk niet nodig. Onze jarenlange ervaring heeft ons geleerd dat geen enkele rechter vraagt om een aangetekende brief voor te leggen.
- U moet wel kunnen aantonen dat u voldoende actie heeft ondernomen, wat uw CRM-systeem ongetwijfeld eenvoudig en automatisch bijhoudt.
Deze blog schreef ik uit mijn ervaringen met onze klanten. Maar ik sta open voor andere meningen, vragen of opmerkingen. Hoe ziet uw incassotraject eruit? Aantal brieven, aantal incassogesprekken, duur van het traject? Ik hoor het graag.
Bron: Graydon Blog
