Days Sales Outstanding of DSO meet de gemiddelde tijd tussen het moment waarop u uw factuur verstuurt en het moment waarop u uw geld op uw rekening krijgt.
Een hoge DSO geeft aan dat u traag betaald wordt, wat een negatief effect heeft op uw cashflow en uw werkkapitaal. Daarnaast kunt een hoge DSO associëren met een hoog risiconiveau, tekortkomingen in uw creditmanagement en een riskante klantenportefeuille. Het is dus belangrijk om uw DSO laag te houden. Maar hoe?
Oorzaken van een hoge DSO
Een hoge DSO kan verschillende oorzaken hebben.
- Uiteraard kan het aan de klanten liggen, die mogelijk niet op tijd willen of kunnen betalen.
- Een slecht georganiseerde boekhouding of een ongestructureerd facturatieproces kan echter ook de oorzaak zijn. Als u openstaande facturen niet kort opvolgt en denkt dat het wel goed komt, dan krijgt de klant vrij spel om (te) laat te betalen.
- Een derde reden voor een hoge DSO kan liggen aan het type bedrijven in uw klantenportefeuille. Zijn dit vooral grote bedrijven, dan is de kans groot dat ze u contractueel hun inkoopvoorwaarden laten ondertekenen met daarin standaard een lange betaaltermijn.
De voordelen van een lage DSO
Het grootste voordeel van een lage DSO is dat u uw werkkapitaal beter kunt beheren en benutten. Daardoor kan een bedrijf efficiënter werken. Een goede DSO is ook aantrekkelijker voor banken, kredietverstrekkers en investeerders. Kredietverstrekkers zullen betere voorwaarden voor terugbetaling bieden, omdat ze weten dat ze geld lenen aan een bedrijf dat aandacht heeft voor krediet- en risicobeheer. Potentiële investeerders en zakenpartners hebben daarnaast meer vertrouwen in bedrijven met een lage DSO.
Vinger aan de pols
Als uw DSO te hoog is, leidt dat zoals gezegd tot problemen met uw werkkapitaal en uw cashflow. In het uiterste geval kan het er zelfs voor zorgen dat u uw eigen rekeningen niet op tijd kunt betalen. En dat veroorzaakt dan weer een domino-effect in uw supply chain. Zorg daarom voor een effectief DSO-beheer. Dat begint met de keuze voor betrouwbare klanten en de implementatie van een systeem om klanten permanent op te volgen (monitoring). In de snel veranderende zakelijke wereld van vandaag kan de financiële gezondheid van een bedrijf van vandaag op morgen veranderen. Tegen de tijd dat dit algemeen bekend wordt, kan het voor u al te laat zijn om uw geld of goederen terug te krijgen.
DSO best practice
Was de DSO verlagen lang een taak van de creditmanager, dan wordt tegenwoordig het samenspel met sales steeds belangrijker. Zijj kunnen elkaar namelijk helpen bij de selectie van betrouwbare klanten en vervolgens met de monitoring van hun (financiële) betrouwbaarheid. Helaas zijn creditmanagement en sales van nature meestal niet de beste vrienden binnen een bedrijf. Om de samenwerking toch te stimuleren, is het belangrijk dat u uw salesteam op de hoogte brengt van de kredietbehoeften van uw bedrijf en van de rol die verkoop daarin speelt. Salesmedewerkers zijn verantwoordelijk voor een nauwe relatie met hun klanten. Het geeft hen een unieke gelegenheid om creditmanagement te informeren als één van hun klanten het financieel moeilijk krijgt. Ruim op tijd om adequaat te kunnen reageren en een oplossing met de klant uit te dokteren.
Wat kunt u doen?
Als u merkt dat uw DSO stijgt, dan is het belangrijk om zo snel mogelijk actie te ondernemen. Problemen met de DSO kunnen bijvoorbeeld veroorzaakt worden door tekortkomingen in uw incasso-systeem. Als u ze niet vroegtijdig oppakt, kunnen ze escaleren. Weet u niet waar u moet beginnen om uw DSO aan te pakken? Begin dan eens met uw (te) late betalers te segmenteren. Misschien ontdekt u trends in de branche, grootte of geografische spreiding van deze bedrijven. Ga na of bredere (wellicht economische?) problemen van invloed zijn op hun supply chain of dat late betaling gangbaar is in hun branche.
Als u dit soort zaken inzichtelijk heeft, kunt u gericht actie ondernemen en prioriteiten bepalen. U kunt bijvoorbeeld betalingstermijnen verscherpen voor bepaalde bedrijven of meer aandacht besteden aan betalingen in bepaalde segmenten. Finance kan voor bepaalde segmenten bijvoorbeeld al vlak voor de betaaltermijn afloopt, bellen ter herinnering. Of ze kunnen er direct bovenop zitten als de betaling ook maar een dag te laat is. Daarnaast kunt u overwegen een extern bedrijf in te schakelen om uw krediet-, risico- en betalingsprocessen te evalueren. Zo weet u zeker dat uw financiële systemen goed zijn geïntegreerd en optimaal functioneren.
Een gezonde benadering van de DSO
Sommigen beweren dat de DSO als tool niet volmaakt is, omdat gemiddelden worden scheefgetrokken door extremen van zéér snelle en zéér trage betalers. Toch is het een waardevol hulpmiddel, omdat effectief DSO management (ongeacht de onvermijdelijke late betalers die er altijd zullen blijven) uiteindelijk altijd zal leiden tot een lagere DSO. Zelfs uw DSO met enkele dagen verkorten, kan uw cashflow al aanzienlijk verbeteren en kan u aantrekkelijker maken voor kredietverstrekkers en investeerders. En dat opent weer deuren om verder te groeien.
Meer weten? Download dan het Handboek voor de moderne creditmanager
Bron: Graydon Blog
