Minister van Financiën, Vincent van Peteghem, wil elektronische facturatie of e-invoicing tussen ondernemingen verplicht maken. Dit voornemen blijkt uit zijn beleidsnota Financiën voor 2022 en maakt deel uit van een bredere fiscale hervorming. Op 2 maart 2023 legde minister Van Peteghem zijn voorstel tot een eerste fase van de hervorming op tafel. Digitale facturen worden de regel en de papieren versie de uitzondering wanneer de klant hierom verzoekt.
Standaardisering
Minister Van Peteghem wil met de elektronische facturatie een gestandaardiseerd systeem in het leven roepen, zoals dat thans bestaat in de verhouding tussen ondernemingen en de overheid. Een elektronische factuur is een factuur opgemaakt, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm, zonder enige menselijke tussenkomst. Op deze manier wordt automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk. Elektronische facturatie of e-invoicing is de automatisering van het gehele facturatieproces. Het louter verzenden van een factuur in pdf-formaat via e-mail wordt niet beschouwd als e-invoicing. Dergelijke factuur is immers enkel gedigitaliseerd voor de verzender en het verwerkingsproces is niet geautomatiseerd.
Voor de opmaak van de digitale facturen gebruikt men een UBL-bestand (Universal Business Language). Volgens Wikipedia is UBL “een standaard voor elektronische bedrijfsvoering, bijvoorbeeld voor het opstellen van facturen of bestelbonnen, ontwikkeld door OASIS”. UBL maakt gebruik van XML, dat gebaseerd is op de ebXML Core Components.” Deze standaard heeft een specifieke codering en wordt gebruikt om digitale facturen in te lezen en te versturen door middel van boekhoudprogramma’s die compatibel zijn met UBL-bestanden.
De Europese norm voor e-facturatie, zijnde UBL, werd vastgelegd in de Europese e-invoicingrichtlijn.
De verwerking van facturen is vaak een tijdrovende administratieve last. De invoering van e-invoicing brengt voor ondernemingen dan ook tal van voordelen met zich mee. Ten eerste vermindert dit systeem aanzienlijk de bedrijfskosten (minder papierverbruik, minder handmatig werk, minder transportkosten etc.). De facturen kunnen ook zeer eenvoudig en goedkoop worden bewaard. Ten tweede bereikt een elektronische factuur haar bestemmeling veel sneller, waardoor betalingstermijnen beter gerespecteerd kunnen worden. Elektronische facturen worden gemiddeld tot 7 dagen sneller betaald dan papieren facturen. Ten derde verkleint het risico op (boekhoud)fouten en ontbrekende gegevens. Ten vierde verkleint eveneens de kans op factuurfraude. Indien de leverancier gevalideerd is, weet de klant dat de factuur wel degelijk van de betreffende leverancier afkomstig is en het geen “spookfactuur” betreft.
Voordelen voor de overheid
Voor de overheid is de elektronische facturatie een voordelige evolutie voor wat betreft de btw-inning. In vergelijking met onze buurlanden is de btw-kloof (de zogenaamde VAT Gap) in België relatief groot. De btw-kloof is het verschil tussen datgene wat de overheid zou moeten ontvangen en datgene wat de overheid effectief int. De overstap naar e-invoicing zou de btw-kloof verkleinen tot op het niveau van onze buurlanden. Een tijdige en juiste heffing, inning en invordering van de belasting is één van de kernopdrachten van de administratie van Minister van Peteghem. Het betreft een manier om de belastingontvangsten te verhogen, zonder aanpassingen door te voeren aan de belastingen zelf.
Implementatie
Hoewel het vooralsnog onduidelijk is hoe de wetgeving omtrent deze verplichting er zal uitzien, staat het wel vast dat deze verplichting er in de nakende toekomst daadwerkelijk komt. De implementatie zal in fasen gebeuren. Voorzienbaarheid is een prioriteit. Eerst worden grote ondernemingen onderworpen en vervolgens komen kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) aan bod. Voor grote ondernemingen zal de verplichting wellicht aanvangen vanaf juli 2024.
In de B2G-context (Business to Government) werd reeds een juridisch kader gecreëerd omtrent de verplichte elektronische facturatie met het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022. Het Koninklijk Besluit voorziet een gefaseerde totstandbrenging van de verplichting, in functie van de waarde van de overheidsopdracht of de concessie:
- Eerste fase: facturen met een geraamde waarde gelijk aan of hoger dan de drempel voor de Europese bekendmaking (214.000 euro) en die vanaf 1 november 2022 worden bekendgemaakt;
- Tweede fase: facturen met een geraamde waarde gelijk aan of hoger dan 30.000 euro en die worden bekendgemaakt vanaf 1 mei 2023;
- Derde fase: facturen met een geraamde waarde onder 30.000 euro en die worden bekendgemaakt vanaf 1 november 2023, uitgezonderd facturen met een geraamde waarde onder 3.000 euro. Laatstgenoemde facturen zijn immers vrijgesteld, maar elk bestuursniveau kan besluiten deze vrijstelling niet toe te passen of een andere datum te eisen.
Voor facturen voor opdrachten zonder verplichting tot bekendmaking, geldt de datum van uitnodiging voor het indienen van een offerte.
Uw onderneming voorbereiden
Wij raden ondernemingen aan om te anticiperen op de nieuwe verplichting en de nodige facturatie software aan te schaffen die e-invoicing mogelijk maakt. Er bestaat niet één type software die geschikt is voor elke onderneming. Zo heeft een freelancer andere noden en budgetten dan een kmo. Het is aan elke onderneming om na te gaan welke software voor haar het meest geschikt is.
Vanaf 2024 wordt de elektronische facturatie wellicht geleidelijk geïmplementeerd. Gelet op de vele voordelen opgesomd in dit artikel kan het echter de moeite lonen om al sneller met e-invoicing aan de slag te gaan.
Indien u verder nog vragen heeft of bijkomende informatie wenst over deze materie, aarzel niet ons te contacteren!
Bron: Studio Legale
