Ik sprak een tijdje geleden een bedrijf actief in de sector van de online communicatie. Het werd al geruime tijd geplaagd door wanbetalers.
Dat kwam vooral omdat het bij de benadering van potentiële klanten geen aandacht schonk aan hun financiële gezondheid. Het was dus steeds een beetje blind zakendoen. Met de implementatie van een beslismodel kon ik het bedrijf helpen om de problemen te counteren.
Als bescheiden speler in de wereld van de online communicatie heeft de onderneming dertien werknemers in dienst. De financieel directeur overzag de situatie en kreeg zo in de gaten dat een toenemend aantal wanbetalers de financiële gezondheid van het bedrijf ondermijnde. De omvang van de jaarlijkse afschrijvingen nam alsmaar toe, terwijl de onderneming eigenlijk op geen enkele manier actie ondernam om het tij te keren.
Oorzaak van de problemen
Naar de oorzaak moest niet lang gezocht worden. Het verkoopteam had bij de benadering van prospecten nooit aandacht voor de financiële gezondheid van een prospect. Niemand vroeg cijfers of bedrijfsgegevens op. De kredietwaardigheid van toekomstige zakenpartners werd nooit van naderbij onderzocht. De afsluiting van het contract, was het enige dat telde.
Dat het verkoopsteam geen aandacht schonk aan de financiële gezondheid van prospecten had ook te maken met hun profiel. Verkopers zijn sociaal vaardig, verbaal sterk en hebben het talent om de grootste twijfelaar over de streep te trekken. Economisch en financieel doorzicht komen pas op de tweede plaats. Verkopers hebben vaak niet de expertise om een jaarrekening of een kredietrapport te analyseren en de kredietwaardigheid van een onderneming in te schatten.
Twee pijnpunten in één klap
Door een beslismodel te implementeren in het acceptatieproces van nieuwe klanten wilde de financieel directeur twee pijnpunten aanpakken.
In de eerste plaats streefde hij ernaar om de muur te slopen tussen sales en finance. Een open communicatie moest leiden tot een uitwisseling van informatie. De afdeling finance heeft de expertise om de cijfers van een onderneming om te zetten in een helder verhaal over de financiële gezondheid van dat bedrijf.
Waarmee de link wordt gelegd met het tweede pijnpunt dat de financieel directeur wilde aanpakken: de omvang van de afschrijvingen en het aantal wanbetalers terugdringen. De informatie die de afdeling finance haalt uit de cijfers van een onderneming is voor het verkoopteam waardevol bij de selectie van prospecten. Tenslotte wil geen enkele ondernemer een bedrijf als klant dat niet in staat is om (binnen de afgesproken termijn) zijn facturen te betalen.
De opbouw van het beslismodel
In de initiële fase werd het beslismodel uitsluitend door de financieel directeur zelf ingezet om het proces van klantacceptatie op punt te stellen.
Allereerst hebben we samen de criteria vastgelegd die bij dit proces beoordeeld moeten worden. Er wordt gekeken of de onderneming nog actief is of niet. Is dat het geval, dan doet de multiscore zijn intrede. De multiscore beoordeelt een onderneming naar financiële gezondheid, betalingsmoraal en overlevingskansen op middellange termijn. De waarde ligt steeds tussen 0 en 100, waarbij een hogere score wijst op een lager risico. Deze bedrijven ondervinden geen problemen om hun financiële verplichtingen na te komen.
Vervolgens onderzoekt het beslismodel of de bestelwaarde in verhouding staat tot de kredietlimiet. Bedraagt die nul, dan zal het model hoe dan ook afraden om met deze onderneming zaken te doen. Tot slot wordt het betaalgedrag onder de loep genomen. Een goede betaler maakt logischerwijs een betere beurt dan een wanbetaler.
De implementatie van het beslismodel
Eens de financieel directeur de criteria voor het beslismodel op punt had gesteld, ging ook het verkoopteam gebruikmaken van dit model. Alvorens verkopers bij een prospect binnenstappen, nemen zij nu op hun smartphone of tablet de applicatie erbij. Meteen controleren zij of het bedrijf in kwestie aan de voorwaarden voldoet om klant te worden.
In dat geval zal de prospect groen licht krijgen en kan de verkoper zonder problemen aan de slag. Maar het is ook mogelijk dat de uitkomst van de screening op oranje of rood springt. Rood wil zeggen dat de klant afgewezen wordt, oranje wijst op een twijfelgeval. Het advies hoeft dus niet altijd uitgesproken positief of negatief te zijn. Bij de twijfelgevallen is er bijkomend onderzoek nodig. Mogelijk heeft de onderneming verschillende checkpoints doorstaan, maar blijkt het niet meteen een goede betaler te zijn. De financieel directeur zal dan beslissen onder welke voorwaarden de prospect benaderd kan worden.
Bron: Graydon blog / geschreven door Khalid Quariba
