In de afgelopen tien jaar heeft de markt voor creditmanagementsoftware veel technologische veranderingen ondergaan. Van lokale installatie naar oplossingen in de cloud, big data en kunstmatige intelligentie, om maar een paar belangrijke ontwikkelingen te noemen. Uiteindelijk draait het bij investeren in creditmanagementsoftware om het optimaliseren van het order to cash proces, waaronder ook het creëren van meer visueel inzicht in het proces en het nemen van betere beslissingen in minder tijd. Essentieel blijft de vraag hoe technologie kan bijdragen om ervoor te zorgen dat klanten op tijd betalen en tegelijk ook de relatie met de klant goed houden. In dit interview praat ik met Jason Braidwood, Global Head Credit & Collections bij Creditsafe Group, over creditmanagement en hoe BlackLine cloud based SaaS software Creditsafe heeft geholpen hun order to cash proces te stroomlijnen en hun team te ondersteunen.
Kun je iets over jezelf vertellen?
Jason: “Aan het begin van mijn carrière had ik totaal andere ambities en ben ik begonnen als profvoetballer. Helaas kreeg ik op jonge leeftijd een ernstige knieblessure, waardoor ik een andere carrière moest kiezen. Ik heb toen verschillende examens in het Verenigd Koninkrijk gedaan op het gebied van economie, financiën en rechten. Op een gegeven moment bood iemand me een baan aan als credit controller en ik herinner me nog mijn eerste vraag “Wat is credit control?”. Zoals bij velen in ons vakgebied, rolde ik bij toeval in het creditmanagement en ben ik begonnen als credit controller bij ATS Euromaster (banden). Ik hield echt van het werk en mijn carrière nam al vrij snel een hoge vlucht. Binnen drie jaar werd ik assistent creditmanager en vier jaar daarna behaalde ik al mijn diploma’s en werd ik creditmanager. Nu ben ik ongeveer 30 jaar actief in voornamelijk B2B creditmanagement. Ik heb in verschillende sectoren gewerkt, zoals de nutssector (elektriciteit, gas), de financiële sector (leningen, vermogensbeheer) en de kredietinformatiesector. De afgelopen 9,5 jaar heb ik bij Creditsafe Group gewerkt, waar ik momenteel wereldwijd verantwoordelijk ben voor het creditmanagement.”
Wat vind je leuk aan werken in creditmanagement?
Jason: “Wat ik leuk vind aan creditmanagement is dat elke dag anders is. Elke dag hebben we nieuwe klanten. Hetzelfde geldt voor incasso, want elke klant is anders. Ik zeg altijd dat credit control mensen eigenlijk net verkopers zijn, want uiteindelijk brengt het proces van een verkoop min of meer dezelfde opwinding met zich mee als het moment waarop een credit controller ziet dat de klant betaald heeft. Zelfs na 30 jaar is het de dagelijkse veelzijdigheid waar ik nog steeds erg van geniet.”
Hoe is het creditmanagement bij Creditsafe opgezet?
Jason: “Toen ik bij Creditsafe kwam werken hadden we maar met vijf of zes verschillende landen te maken. In de afgelopen 9,5 jaar is het bedrijf enorm gegroeid. Op dit moment zijn we actief in 13 landen waarvan de meesten in Europa, maar we zijn ook actief in de VS en Japan. Je kunt je voorstellen dat de omvang van de debiteurenportefeuille steeds groter is geworden en daarmee ook de hoeveelheid geld, die in die jaren is vertienvoudigd. Voor al deze landen ben ik dus eindverantwoordelijk voor zowel de (krediet)risicobeoordeling als het operationele creditmanagement. Mijn hoofddoel is ervoor te zorgen dat openstaande facturen tijdig worden geïnd, zodat onze cashflow wordt geoptimaliseerd, en ook om onze afschrijvingen tot een minimum te beperken. Het spreekt voor zich dat het een grote hulp is dat we direct toegang hebben tot alle kredietrapporten.”
Deze groei moet een enorme impact hebben gehad op de werkdruk van het credit team en daarmee ook de noodzaak om het order to cash proces te automatiseren. Kunt je iets meer vertellen over de systemen die jullie in het verleden gebruikten en hoe het er nu uitziet?
Jason: “In het verleden maakten we als credit team gebruik van Microsoft Navision (ons ERP-systeem) en Microsoft Dynamics, ons Customer Relationship Management (CRM)-systeem. We gebruikten ook Microsoft Excel spreadsheets, waarbij we werkten met draaitabellen, enzovoort. Achteraf gezien was dit een nogal verouderde manier om het hele proces sturen en te controleren. Het was mijn manager, onze CFO, die me vroeg of ik niet een soort softwaretool kende waarmee we onze order to cash-processen en ons kredietbeleid in alle verschillende landen beter konden stroomlijnen. Het heeft ons vrij veel tijd gekost om de juiste oplossing te vinden. Ik ben naar diverse kantoren over de hele wereld gereist om de verschillende soorten softwareoplossingen te bekijken, maar er was niets op de markt dat aan onze specifieke behoeften voldeed. Uiteindelijk werd ik benaderd door een oude vriend van me, die me in contact bracht met BlackLine. Hij werkte al met hun oplossing en liet me zien hoe hij de software gebruikte. Vanaf dag één beviel het me wat ik zag en zo zijn we begonnen. BlackLine vormt nu de kern van ons order to cashproces en het sluit heel goed aan bij de manier waarop we lokaal werken.”
Wat waren de belangrijkste redenen om voor de BlackLine oplossing te kiezen?
Jason: “In het algemeen zijn het de flexibiliteit, aanpasbaarheid en nauwkeurigheid van de BlackLine oplossing die voor ons het verschil hebben gemaakt. Aangezien we in 13 verschillende landen werken, hebben we ook met verschillende betalingsculturen en verschillende order to cash en/of bedrijfscycli te maken. De betalingscultuur in Scandinavië is bijvoorbeeld heel anders dan de betalingscultuur in Italië, dus moeten we in Italië meer nadruk leggen op het inningsproces. Met BlackLine konden we deze verschillen in de software implementeren. Ik vond het ook prettig dat het opzetten van het automatiseringsproces vrij eenvoudig is, wat ook geldt voor het aanbrengen van wijzigingen in de herinnerings- en aanmaningsprocedures. Om een voorbeeld te geven: tijdens de COVID-19 lockdown periode hebben we bepaalde klanten de mogelijkheid gegeven om hun betalingstermijnen (tijdelijk) te verlengen. Voor de automatisering konden we eenvoudig de gebruikelijke termijnen van de klant aanpassen aan de tijdelijk verlengde termijnen en deze automatisch bewaken.
Een andere tool waar ik erg enthousiast over ben, is hun cash allocation (reconciliatie) tool voor het automatisch toewijzen van binnenkomende betalingen. Zoals je je kunt voorstellen hebben we vrij veel klanten en het dagelijks administratief verwerken van inkomende betalingen uit 13 landen was een behoorlijk handmatige en dus tijdrovende klus. De reconciliatietool van BlackLine heeft ons cash allocation proces aanzienlijk gestroomlijnd. Dankzij de onderliggende AI-technologie is de automatische match op het toewijzen van inkomende betalingen enorm versneld in vergelijking met de tijd die we in het verleden aan deze activiteit besteedden. Deze tool biedt ook geweldige ondersteuning voor onze credit controllers, omdat inkomende betalingen in realtime worden toegewezen. Onze credit controllers werken nu met factuuroverzichten die altijd up-to-date zijn, zodat ze klanten kunnen bellen in het volste vertrouwen dat openstaande (achterstallige) facturen daadwerkelijk nog niet betaald zijn. In het verleden moesten we soms 12 tot 24 uur wachten voordat een betaling in ons systeem werd verwerkt. Uiteindelijk kunnen we dankzij deze tool veel onnodige telefoontjes vermijden, waardoor het werk van onze credit controllers niet alleen veel effectiever wordt, maar het ook de relatie met onze klanten ten goede komt.”
Je ziet vaak enige weerstand in organisaties wanneer nieuwe softwaresystemen worden geïntroduceerd. Hoe verliep het adoptieproces? Hoe reageerde jullie credit team op de nieuwe software?
Jason: “Vanuit gebruikersperspectief is een van mijn grootste taken het om het credit control team te overtuigen om dit product te gaan gebruiken. Ze waren gewend om met het oude softwaresysteem en spreadsheets te werken, maar ik moest ze ervan overtuigen dat werken met BlackLine de weg naar voren was. Laten we eerlijk zijn, ik word er niet jonger op en ik wil dat mijn leven gemakkelijker wordt naarmate ik ouder word. Er is altijd een element van twijfel als je aan het begin staat van een transformatieproces in verschillende landen, maar na ongeveer vier tot zes weken vond iedereen het nieuwe systeem geweldig. Het is een fantastisch product om te gebruiken. Toen het team eenmaal zag hoe het veel zaken, waaronder rapportage, zoveel gemakkelijker en minder tijdrovend maakte, gingen we er allemaal voor. Als ik voor mijn werkzaamheden spreek, dan kostte rapportage me vroeger drie of vier dagen, terwijl ik dezelfde rapporten nu in minder dan een dag kan afleveren. BlackLine maakt mijn leven dus veel efficiënter en de oplossing biedt me ook veel meer inzicht in onze prestaties in de verschillende landen.”
De implementatie van software kan soms ingewikkeld zijn, vooral als er meerdere landen bij betrokken zijn. Hoe hebben jullie het implementatieproces ervaren?
Jason: “Het implementatieproces was behoorlijk uitdagend, ook omdat het plaatsvond tijdens een wereldwijde pandemie (2020). Voor dit soort projecten geef ik altijd de voorkeur aan persoonlijke ontmoetingen in plaats van online TEAMS-vergaderingen. Maar over het algemeen verliep de samenwerking tussen onze projectteams, de IT-afdeling en de mensen van BlackLine heel soepel. We hadden regelmatig, wekelijks, teamvergaderingen en updates over producten, waar we waren in het project en eventuele problemen. Iedereen was heel eerlijk tegen elkaar. Om eerlijk te zijn werkten we gewoon heel goed samen, zowel als team en als (zakelijk) partners.”
Tegenwoordig is de onderliggende technologie veel geavanceerder dan pakweg tien jaar geleden. Kun je iets vertellen over hoe je gebruik maakt van geavanceerde functionaliteiten binnen BlackLine?
Jason: “Laat ik zeggen dat je in creditmanagement geen raketgeleerde hoeft te zijn om een gedegen order to cash raamwerk op te zetten. Als je als credit controller je cash targets wilt halen, zul je je eerst moeten richten op de klanten met de hoogste uitstaande saldi. Ik heb in mijn tijd veel consultancy gedaan en ik zie nog steeds mensen die hun debiteurenportefeuilles alfabetisch aflopen en daardoor de echt belangrijke of urgente zaken (in termen van risico en/of cashflow) over niet op tijd in behandeling nemen. De verzameltool van BlackLine voorkomt wat ik ‘cherry picking’ noem. Het systeem kent automatisch een volgende actiedatum toe aan elke factuur of account, zodat onze credit controllers altijd een actuele workflowlijst hebben (gebaseerd op deze volgende actiedatum). In mijn vergaderingen met lokale creditmanagers geeft deze functionaliteit mij meer focus op het voorspellen van de toekomstige cashflow. Ik kan nu bijvoorbeeld gemakkelijk een overzicht krijgen van klanten die beloofd hebben te betalen, of ze hun belofte al dan niet zijn nagekomen en wat de impact daarvan is op onze cash (in)flow. De monitoring- en rapportagefunctionaliteit geeft onze credit controllers ook een veel betere focus op wie ze moeten opvolgen in plaats van wie ze willen opvolgen. Dat is voor mij een groot pluspunt, omdat we dankzij het systeem veel sneller dan ooit onze incassodoelstellingen kunnen halen. Het allerbelangrijkste is wat wij de DBT (Days Beyond Terms) noemen. Deze metric, gecombineerd met andere klantgegevens, gebruiken we om nauwkeurige voorspellingen te doen over het (toekomstige) betalingsgedrag en of we eventueel meer aandacht moeten besteden aan specifieke klanten. Ook is onze DSO in de afgelopen maanden met dubbele cijfers gedaald. De voorspellingsmogelijkheden van BlackLine geven me veel meer inzicht in waar we staan met onze cashflow en cash targets, wat uiteraard ook de rapportage aan mijn leidinggevenden ten goede komt.”
We leven in uitdagende tijden. Na de pandemie worden we nu geconfronteerd met sterk oplopende inflatie, stijgende rentetarieven, enorme valutaschommelingen (ten opzichte van de Amerikaanse dollar) en internationale geopolitieke spanningen, om er maar een paar te noemen. Hoe gaat jullie om met deze onzekerheden?
Jason: “Eerlijk gezegd was ik behoorlijk bezorgd toen we tijdens de pandemie allemaal in lockdown modus gingen. Niemand wist echt wat de uitkomst zou zijn in termen van betalingsgedrag en kredietrisico’s. Maar ondanks mijn zorgen hebben we het vrij goed gedaan. Toen we uit de pandemie kwamen verschoven mijn zorgen naar hoe bedrijven zullen omgaan met de leningen (en uitgestelde belastingen) die moeten worden terugbetaald. Tot nu toe is 2022 een van onze beste jaren en daar ben ik erg blij om. Net als iedere andere creditmanager zie ik ook dat de stijgende rente, de oorlog in Oekraïne, hogere energieprijzen en inflatie in het algemeen een enorme impact hebben op bedrijven. Bij Creditsafe hebben we een denktank opgezet met andere creditmanagers om deze zorgen te bespreken en we hebben ook regelmatig vergaderingen met onze finance teams en senior management over hoe we deze ontwikkelingen naar ons beleid moeten vertalen. Zeker is dat 2023 weer een uitdagend jaar wordt. Met de flexibiliteit die de BlackLine-oplossing ons biedt, heb ik er alle vertrouwen in dat we goed voorbereid zijn om de komende jaren met deze uitdagingen om te gaan.”
Heb je nog advies voor de lezer?
Jason: “Zoals ik al eerder zei, word ik er niet jonger op, dus grijp ik elke gelegenheid aan om het professionele leven van mij en mijn team te vergemakkelijken. Ik weet dat er nog steeds veel bedrijven zijn die geen specifieke creditmanagementsoftware gebruiken, maar met de kennis die ik nu heb, heb ik geen idee waarom je niet zou willen veranderen. Als creditmanager zou ik mijn collega creditmanagers oprecht willen aanbevelen om het gebruik van dergelijke tools te (her)overwegen, om zo je order to cash processen te stroomlijnen en het werkzame leven van jezelf en je credit team veel gemakkelijker te maken in termen van overzicht, rapportage en inzicht in de efficiëntie van je bedrijfsprocessen. Denk ook aan de enorme voordelen van geautomatiseerde toewijzing van binnenkomende betalingen. In het Verenigd Koninkrijk (de grootste markt van Creditsafe) duurt de verwerking en toewijzing van cash inflow tegenwoordig minder dan 90 minuten in vergelijking met een hele dag in het verleden en dat heeft enorm geholpen om de prestaties van ons credit team te verbeteren.”
BlackLine is Platinum Partner van Credit Expo Belgie op donderdag 20 april in De Montil te Affligem. Wilt u meer weten over BlackLine en hun team persoonlijk ontmoeten, dan bent u van harte welkom. BlackLine verzorgt teven twee workshop tijdens Credit Expo Belgie. Klik hier om u te registreren voor een bezoek aan Credit Expo 2023
Bron: Credit Expo
