De incassowet- en regelgeving in Europa kent grote onderlinge verschillen, zelfs al spreek je dezelfde taal. Wat niet verschilt is dat er uiteindelijk betaald moet worden en soms is daarbij de ondersteuning van een incassobureau noodzakelijk.
In dit interview spreek ik met Frederic Huls, vestigingsmanager bij Flanderijn Incasso NV te Antwerpen over incasso in België en waar je rekening mee moet houden.
Kunt u iets meer over uw achtergrond vertellen?
Frederic: “Ik heb Toegepaste Economische Wetenschappen gestudeerd aan de Universiteit van Hasselt, waar ik mijn master heb behaald in Innovatie en Ondernemerschap. Ik ben begonnen als management consultant bij Accenture en heb daar diverse projecten gedaan. Vervolgens ben ik overgestapt naar een strategische consultancy firma (ViCRe), waar ik bedrijven op middel- en hoger management tot en met CEO niveau begeleid heb. Aangezien het vele reizen mij steeds meer begon tegen te staan, ben ik op zoek gegaan naar een meer lokale werkkring en zo ben ik uiteindelijk bij Flanderijn terecht gekomen. Ik ben in 2011 bij Flanderijn begonnen als account manager. Sinds 2014 ben ik als vestigingsmanager verantwoordelijk voor zowel de verkoop als de operationele activiteiten van Flanderijn in België. ”
Kunt u een beeld schetsen van de activiteiten van Flanderijn in Belgie?
Frederic: “Flanderijn Incasso NV is een dochterorganisatie van het welgekende Flanderijn Incasso en gerechtsdeurwaarders. Sinds onze start in 2011 bedienen we op dit moment rond de 400 klanten in België. We zijn zowel actief op de zakelijke markt (B2B) als de consumentenmarkt (B2C). Onze specialisatie is bulkverwerking. Dankzij ons unieke softwaresysteem zijn we in staat om zeer grote aantallen dossiers (10.000+) op een uniforme en gestructureerde wijze te behandelen. Dit is één van de redenen waarom we ook aan tafel komen bij de grote bedrijven. Een tweede belangrijk element is dat we Benelux organisaties kunnen faciliteren, omdat Flanderijn hier ook actief is.”
Kunt u een schets geven van het Belgische incassolandschap en in hoeverre wijkt dit af van Nederland?
Frederic:”Het Belgische incassolandschap wijkt sterk af van hoe het in Nederland is opgezet. Bedrijven in Nederland zijn meer bekend met incassoprincipes dan Belgische bedrijven. Kleine en middelgrote bedrijven in België werken over het algemeen veel minder samen met incassokantoren, maar veel meer met advocaten en gerechtsdeurwaarders. Deze categorie bedrijven heeft nog te weinig besef van wat een incassokantoor feitelijk doet en wat zij voor hen kunnen betekenen. De media speelt hierbij ook een belangrijke rol. De perceptie van incasso is in België (ten onrechte) vrij negatief en wordt soms nog steeds geassocieerd met zware jongens die aan de deur komen. Dit beeld komt echter volstrekt niet overeen met de werkelijkheid. Veel van onze klanten zijn actief in B2B en verwachten een professionele en correcte houding van ons. Wat wel voorkomt is dat de debiteur (klant) wordt uitgenodigd bij ons op kantoor om samen met de opdrachtgever tot een oplossing te komen. Huisbezoeken vinden hooguit plaats op verzoek van de opdrachtgever, maar dit is eerder uitzondering dan regel. Toen Flanderijn in 2011 in België begon, was het een groot voordeel dat we een ervaren en gestructureerde organisatie achter ons hadden staan. Flanderijn is al actief sinds 1948, dus dan ken je inmiddels de kneepjes van het vak wel. De Nederlandse kennis en ervaring hebben we in België geïmplementeerd en dat heeft zeker positief bijgedragen aan de resultaten.”
Hoeveel tijd neemt een incassoprocedure in België gemiddeld in beslag en hoe gaat dat in zijn werk?
Frederic:”Veel van onze (grotere) klanten hebben een eigen credit management of incassoteam voor de opvolging van openstaande facturen in België en Luxemburg. Laat ik een voorbeeld geven. Voor een factuur met 30 dagen betalingstermijn worden er gemiddeld twee tot drie herinneringen door onze klant (opdrachtgever) verstuurd voordat wij in beeld komen. De tijd tussen herinneringen ligt gemiddeld op ongeveer 15 dagen. Dat betekent dat als wij met een vordering aan slag gaan, deze meestal tussen de 60 en 90 dagen oud is (gemeten vanaf factuurdatum). Op het moment dat wij een dossier van de opdrachtgever (digitaal) ontvangen, wordt de aanmaning in principe nog op dezelfde dag verstuurd. In B2B moet je rekening houden met een doorlooptijd van gemiddeld 1,5 tot maximaal 2 maanden. Ook worden veel dossiers binnen 15 dagen afgesloten, enerzijds omdat veel klanten effectief ook willen betalen en anderzijds omdat ze geschrokken zijn dat een externe incassopartij hen aanmaant. Zaken waar een dispuut op rust kunnen iets langer duren, meestal tussen de 30 en 45 dagen. De zaken die we niet in de minnelijke fase kunnen oplossen (45 – 60 dagen), zetten we door naar de deurwaarder. We werken in België met strategische partnerships voor zowel deurwaarders als advocaten, zodat we ook gerechtelijke trajecten kunnen opstarten. Flanderijn zorgt namens de opdrachtgever ook voor de opvolging bij de deurwaarder en/of advocaat. Voor de beleving van de klant is dat prettig, omdat hij maar met een partner overleg hoeft te plegen voor alle fasen binnen het incassotraject.”
Wat zijn de belangrijkste aspecten bij B2C incasso in België?
Frederic: “De particuliere markt kent in vergelijking met de zakelijke markt veel meer regels. Ook worden consumenten beschermd door onder andere de wet op de privacy. Als wij een brief naar een particuliere debiteur sturen, dan heeft deze 15 dagen de tijd om te reageren alvorens wij een volgende actie (brief, telefoon) op hem/haar ondernemen. In de Belgische wet is officieel een termijn vastgelegd waarin de debiteur de gelegenheid krijgt om te doen wat in de brief gevraagd wordt. Deze regel respecteren wij uiteraard. Een andere belangrijk aspect is dat het werken met algemene voorwaarden voor particulieren aan specifieke voorwaarden verbonden is. Volgens de Belgische wetgever wordt een particulier niet geacht te weten dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn als hij/zij een product koopt of contract afsluit. Dit wordt geacht bekend te zijn in zakelijke markten. Als laatste is het belangrijk dat incassokosten en interest ook billijk zijn. Dat wil zeggen dat de kosten in redelijke verhouding tot de hoofdsom moeten staan, anders zal een rechter mogelijk de eis verwerpen als zijnde niet-billijk . Over billijk valt natuurlijk te twisten, maar de meeste grote bedrijven hanteren de regel dat 15 procent van de hoofdsom als schadevergoeding gevraagd wordt met een minimum bedrag dat in verhouding staat tot de gemiddelde hoofdsom.”
Hoe ontwikkelt de Belgische incassosector zich?
Frederic: “De ontwikkeling is positief. Bijna alle grote organisaties in België werken op dit moment met een incassopartner. We constateren dat de economie in België zich herstelt en dat heeft een positieve invloed op de ontwikkeling van de incassomarkt. Mensen denken vaak dat wij in slechte tijden veel geld verdienen. De realiteit is dat je in economisch slechte tijden regelmatig te maken hebt met moeilijk inbare dossiers. Mensen hebben dan effectief geen geld om te betalen. In economisch betere tijden is de kwaliteit van de vorderingen die worden aangeleverd in principe beter. We hebben momenteel ook minder te maken met faillissementen, gerechtelijke reorganisaties of insolvabele tegenpartijen en daarmee neemt de kans op een succesvol incassotraject toe c.q. neemt het aantal afschrijvingen bij onze opdrachtgevers af.”
Welke kosten zijn er met incassoprocedures gemoeid?
Frederic: “In België bestaat geen buitengerechtelijke incassowetgeving (WIK), zoals we die in Nederland kennen. Dat betekent dat we in België altijd prijsafspraken met onze klanten moeten maken inzake de effectieve afrekening. Er is wel een wet op handelstransacties (2002), die zegt dat wanneer twee bedrijven onderling prijs- en leveringsafspraken maken en de betalende partij zijn betalingsafspraken niet nakomt, dan kan daarvoor een schadevergoeding en interest geëist worden.”
Heeft u nog een paar goede tips voor de lezers die in België op rekening zaken gaan doen?
Frederic: “Allereerst is het belangrijk om goed op de kredietwaardigheid van uw Belgische handelspartner te letten. Er zijn diverse instellingen in België die betrouwbare handels- en kredietinformatie kunnen leveren. Ten tweede, maak concrete afspraken over betalingstermijnen. Ten derde, laat uw algemene voorwaarden door een specialist opstellen, zodat u juridisch bent ingedekt voor het geval er problemen tussen u en de klant ontstaan. Als laatste, let ook op culturele aspecten. Belgen zijn over het algemeen wat meer afwachtend, terwijl Nederlanders vaak wat (te) direct zijn. Wees bescheiden en probeer bij een nieuwe relatie niet meteen te enthousiast over te komen.”
Flanderijn Incasso NV is Gold Partner van Credit Expo België op woensdag 14 oktober 2015 in Flanders Expo te Gent. Klik hier om u direct gratis aan te melden voor een bezoek aan Credit Expo België.
Profiel Flanderijn Incasso NV
- Gestart in 2011
- Ruim 400 klanten
- Zelf ontwikkeld geavanceerd software systeem
- Gespecialiseerd in bulkverwerking
- 60% B2B, 40% B2C
Bron: www.creditexpo.nl
