La gestion de crédit est en pleine effervescence, l’occasion peut-être de faire la lumière sur les différents rôles et de clarifier ce qu’ils impliquent. Quelle devrait être l’essence de chaque rôle?
Petite mise au point sur les rôles et les fonctions
Ce que je décris ci-dessous sont des rôles et non des fonctions. Une fonction est un ensemble de tâches dont une personne est responsable. Une fonction est donc liée à un individu, est assez statique et revêt une valeur juridique. Dans de nombreuses organisations, modifier les attributions relatives à une fonction n’est d’ailleurs pas une sinécure.
Un rôle est lui aussi un ensemble de tâches, mais qui sont dissociées de l’individu. Un rôle consiste en une série de tâches formant un tout cohérent dans une situation concrète. Une personne qui exerce une fonction spécifique peut donc remplir plusieurs rôles. On essaie cependant souvent d’associer un rôle à une fonction parce la personne qui occupe celle-ci passe la majeure partie de son temps à remplir un rôle en particulier.
Un exemple illustrera peut-être mieux la différence : un vendeur remplit dans certaines entreprises également un rôle (limité) de contrôleur de crédit (il participe à l’analyse du risque), sans toutefois occuper la fonction de contrôleur de crédit (car il a une fonction de vendeur).
Gestionnaire de crédit
Un gestionnaire de crédit joue un rôle prépondérant et est en fin de compte responsable d’une chose : contrôler les coûts du non-paiement. La gestion de crédit n’est depuis longtemps plus synonyme de gestion des débiteurs. Le domaine de responsabilité va désormais de la prospection à l’encaissement. Les bons gestionnaires de crédit se concentrent sur la création de valeur commerciale.
Dans ses tâches quotidiennes, le gestionnaire de crédit veille au développement et à la mise en place d’une vision et d’une stratégie qui correspondent à la politique globale de l’entreprise. Il rend généralement compte à un membre de la direction (souvent le CFO ou directeur financier), ce qui lui permet d’entrer aisément en contact avec les décideurs de l’organisation.
Par ailleurs, le gestionnaire de crédit compose une équipe chargée de la mise en œuvre de la stratégie à l’aide de processus optimaux. Il fait un état des lieux et en informe le reste de l’entreprise par le biais du système de rapportage. Enfin, le gestionnaire de crédit entretient des liens étroits avec les fournisseurs de service sur le marché et est parfaitement au fait des tendances et évolutions dans le domaine de la gestion de crédit.
Contrôleur de crédit
Le contrôleur de crédit est un spécialiste du risque. Il est responsable du suivi du risque de crédit associé à un portefeuille de clients. Le contrôleur de crédit est spécialisé dans l’analyse des comptes annuels et intervient pour déterminer les limites de crédit. Il exploite les informations commerciales pour se faire une idée du débiteur et est le moteur de la politique d’acceptation. Ce rôle implique de nombreux contacts avec les membres de l’équipe de vente, mais aussi avec les clients ainsi que les prestataires de service comme les assureurs-crédit et les fournisseurs de données commerciales.
Agent de recouvrement
L’agent de recouvrement est la personne qui met en œuvre au niveau opérationnel les processus définis par le gestionnaire de crédit et son équipe. Vu le large spectre d’activités que couvre aujourd’hui la gestion de crédit, les tâches à effectuer sont très variées : valider les données des clients et les ordres, envoyer les factures, traiter les paiements, contacter les clients, suivre les procédures de recouvrement, réévaluer les créances, etc. L’agent de recouvrement appelle les clients mais cette tâche n’est aujourd’hui plus qu’une partie de son travail.
Chef d’équipe
En fonction de la taille de la société, le gestionnaire de crédit fait appel à un ou plusieurs chefs d’équipe au sein de l’organisation. Le chef d’équipe dirige, sur le plan opérationnel, une équipe responsable d’une partie spécifique des processus. Dans la plupart des cas, il est expert dans son domaine et est capable de diriger et motiver d’autres personnes. Il assure la gestion quotidienne de l’équipe (qui fait quoi, qui part en congé et quand, etc.) et veille à ce que les objectifs opérationnels fixés soient atteints.
Analyste commercial
L’analyste commercial jongle avec les chiffres. Il est en charge du contenu et de la disponibilité des rapports à différents niveaux : stratégique, tactique et opérationnel. Le public cible varie en fonction du type de rapport : le gestionnaire de crédit et la direction pour un rapport stratégique, le gestionnaire de crédit et ses chefs d’équipe et/ou les contrôleurs de crédit pour un rapport tactique et les chefs d’équipe et les agents de recouvrement pour un rapport opérationnel.
Par ailleurs, l’analyste commercial est chargé d’analyser et interpréter les chiffres, souvent en collaboration avec les chefs d’équipe et les analystes des processus. Il est responsable de l’étayage chiffré des améliorations ou tendances.
Analyste des processus
L’analyste des processus harmonise toutes les tâches, de la prospection à l’encaissement. Il veille à ce que les processus actuels soient bien documentés afin que tout le monde connaisse le fonctionnement du département et puisse facilement apprendre de nouvelles choses. En outre, l’analyste des processus travaille en permanence à l’amélioration et l’optimisation.
L’analyste commercial et l’analyste des processus ont une connaissance approfondie des processus ainsi que des structures et éléments de données sous-jacents. Il n’est dès lors pas étonnant qu’ils entretiennent de bonnes relations avec les membres de l’équipe IT.
Grâce à cet aperçu, vous pouvez maintenant examiner qui joue quel rôle dans votre organisation. Vous devriez retrouver tous les rôles décrits ci-dessus. Bonne chance !
Steven Penne
Bron: www.workincapital.be