Toute organisation est un jour confrontée à un client qui n’est pas en mesure de rembourser. Au terme de la procédure interne de recouvrement, il est généralement fait appel à une agence de recouvrement, à un huissier ou à un avocat. Mais comment savoir s’ils font bien leur travail ? Ces cinq critères vous permettront de procéder à une première évaluation correcte.
Taux de récupération
Le taux de récupération reflète la part du principal recouvrée à terme sur le montant à encaisser. Il s’agit donc d’un ratio : tous les montants payés par le débiteur divisés par le principal reporté.
Il est important de prendre en compte tous les paiements effectués par le débiteur, indépendamment de leur affectation (montant affecté au principal, aux intérêts, à la clause pénale, etc.). Étant donné que le taux de récupération peut évoluer au fil du temps, il est généralement calculé après 36 mois. Dans la plupart des cas, tous les dossiers sont alors clôturés. Au niveau d’un dossier, le montant payé par le débiteur peut être plus élevé que le principal, mais au niveau d’un portefeuille, c’est rarement (pour ne pas dire jamais) le cas.
Vitesse de récupération
Outre le taux de récupération, la rapidité du recouvrement est cruciale. Plus le recouvrement est rapide, mieux c’est. La rapidité du recouvrement a une influence directe sur les résultats du commanditaire par le biais des ponctions dans les provisions pour créances douteuses. De plus, les délais de recouvrement des créances en disent long sur la qualité des processus internes d’un partenaire. Un partenaire professionnel utilise des systèmes de workflow sophistiqués, cherche le parcours de recouvrement optimal pour chaque débiteur et détermine rapidement les chances de recouvrer une dette. Il veille à ne laisser aucun dossier sans suivi.
Frais
Les partenaires de recouvrement demandent une rémunération pour le travail qu’ils accomplissent. Les possibilités d’indemnisation sont infinies et dépendent souvent du type de partenaire de recouvrement : « no cure, no pay », tarifs légaux, indemnités de procédure, clauses pénales, intérêts, honoraires. Moins les frais sont élevés, mieux c’est. Les frais ont en effet un impact direct sur le résultat d’exploitation du commanditaire.
Le ratio des frais est souvent utilisé à cet égard : il reflète les frais moyens de gestion d’un dossier de recouvrement par rapport au montant principal reporté. Ce résultat peut être déduit du taux de récupération afin d’obtenir le montant de l’encaissement net. Veillez à vous baser sur la même période (par exemple 36 mois) pour le calcul des frais et du taux de récupération lorsque vous voulez déterminer l’encaissement net. Chacun sa méthode…
Intégration
Les possibilités que vous offre un partenaire en matière d’intégration sont un élément important de l’évaluation. Votre partenaire de recouvrement adopte-t-il votre méthode de travail ou devez-vous vous adapter à la sienne ? Quelles données recevez-vous lorsque votre partenaire recouvre des créances ? Un système de rapportage en ligne est-il prévu et vous donne-t-il la possibilité de télécharger les rapports et les données ? Pouvez-vous introduire un dossier en ligne ou est-ce seulement possible par envoi de fichiers ? Dans quelle mesure pouvez-vous envoyer des copies de factures ?
En cas de gros volumes d’informations, vous ne pouvez pas travailler manuellement ; votre partenaire doit enregistrer les données et les renvoyer de façon automatique. Bien que ce dernier point ne revêt pas de valeur purement monétaire, il s’agit d’un paramètre essentiel car il influence directement votre fonctionnement opérationnel. Une intégration poussée et simple (par exemple par le biais d’un service web) réduit les frais de gestion et offre un meilleur aperçu des portefeuilles en cours.
Service
Enfin, il est important d’examiner le service que vos débiteurs peuvent attendre du partenaire de recouvrement. Dispose-t-il d’une centrale d’appels bien organisée et aisément joignable ? Le débiteur peut-il s’adresser à lui pour un entretien individuel ? Est-il possible de fixer les modalités de paiement en ligne ?
En fin de compte, vous devez faire appel à un partenaire qui représente votre organisation auprès du débiteur. La méthode de travail du partenaire doit donc correspondre autant que possible au service que vous offrez au débiteur. Si dans votre entreprise, client reçoit une réponse dans les cinq jours, votre partenaire doit se conformer à ce délai.
Interaction
La combinaison de tous ces critères vous donnera une image du partenaire idéal. Un recouvrement rapide et sûr entraînera peut-être des coûts réduits, mais aussi un taux de récupération total peu élevé et donc une plus grande dépréciation des créances. C’est la raison pour laquelle il est très important que tous les facteurs soient réunis. Si votre partenaire offre peu de possibilités d’intégration en raison d’une méthode de travail désuète, vous pourrez peut-être bénéficier de coûts réduits. Les informations disponibles ne vous permettront toutefois peut-être pas de procéder à des analyses afin d’adapter votre politique d’acceptation ou d’optimiser le calcul des provisions.
Comparaison
Quand on ne travaille qu’avec un seul partenaire, il est difficile de faire des comparaisons. Il est dès lors judicieux de collaborer avec différents partenaires si c’est faisable sur le plan opérationnel. Si vous n’avez que cent dossiers à traiter par an, cela n’a en revanche que peu d’intérêt Il est dans ce cas plus intéressant d’exploiter votre réseau pour échanger vos expériences avec un collègue d’un autre secteur.
Veillez toujours à ce que chaque partenaire se voie confier des dossiers similaires car le recouvrement des créances B2B et celui des créances B2C n’est pas comparable. Lors de la répartition des dossiers, veillez dès lors à composer des portefeuilles semblables afin de procéder ultérieurement à une véritable comparaison.
Steven Penne
Bron: www.workincapital.be
