La facture est l’un des documents les plus importants de votre entreprise, déterminant dans une importante mesure sa santé financière.
Vous êtes confronté à des paiements tardifs ? Dans ce cas, une optimisation de votre facture, notamment, peut vous aider à améliorer le comportement de paiement de vos clients. Facturer ne requiert pas de compétences très pointues, mais certaines conditions importantes doivent toutefois être respectées.
1. Veillez tout d’abord à ce que votre facture comporte bien toutes les mentions obligatoires :
- la date d’émission de la facture
- le numéro d’ordre
- l’identification complète du fournisseur : le nom, la dénomination sociale, l’adresse, le numéro de TVA (dans le cas d’un représentant légal : son identité, son adresse et l’indication de sa qualité)
- la forme juridique, le RPM, la juridiction
- le numéro de compte en banque
- l’identification complète du client : le nom ou la dénomination sociale, l’adresse, le numéro d’entreprise, les mentions complémentaires dans le cas d’un représentant fiscal
- la date de livraison des marchandises, lorsque ce n’est pas la même que la date d’émission de la facture
- la description des marchandises et/ou services, avec la quantité, le code et le tarif
le taux d’imposition pour chaque tarif, le prix unitaire hors TVA, les acomptes éventuels et la remise de prix - les tarifs TVA et le montant total de TVA due (si aucune TVA n’est due, il y a lieu de mentionner la directive ou la disposition nationale en vigueur)
- les conditions générales.
2. Aucun texte de loi ne stipule que le terme ‘facture’ doit être mentionné. Mais nous recommandons cependant de le faire figurer sur vos factures, car il a le mérite d’être clair et d’éviter toute confusion quant au document.
3. Si vous avez livré certains produits ou services gratuitement, ne le mentionnez pas sur la facture. Si vous l’indiquez noir sur blanc, vous devrez payer vous-même la TVA.
4. Lorsqu’un client demande une copie de facture, il ne suffit pas de la réimprimer et d’y apposer la mention ‘copie’ ou ‘duplicata’. Vous devez indiquer : ‘Double émis sur demande du client, en remplacement de la facture originale perdue ou détruite’. Le document doit aussi être daté et signé.
5. Conservez vos factures pendant 7 ans. La loi relative à la TVA fixe ce délai de conservation. L’impôt des sociétés demande 5 ans. La législation comptable 7 ans. Ce délai s’applique à toutes les pièces pertinentes. Mais il peut être encore plus long lorsque les factures concernent des amortissements ou lorsqu’elles sont en relation avec une police d’assurance.
6. Si vous voulez pratiquer la facturation électronique, vous avez besoin de l’accord de votre client au préalable.
7. Attention à la forme de votre facture. Veillez à ce que l’objet, le montant à payer, la référence et le numéro de compte en banque soient clairement lisibles, afin que le client ne doive pas rechercher les mentions principales.
8. Une facture correcte n’est pas seulement un atout pour vous. Elle permet aussi au client de payer correctement, mais il est essentiel aussi qu’il dispose d’une facture correcte pour pouvoir déduire la TVA des fournisseurs. Pour chaque infraction, la TVA doit être reversée à l’État, avec une amende et des intérêts de retard. Cette amende peut se monter à 10% et s’accompagner d’un refus de déduction de la TVA.
9. Ne facturez pas à une date antérieure : parfois, le mois n’est clôturé que le 15 du mois suivant. Conséquence ? Les factures ne sont envoyées que ce jour-là aussi, mais datées du dernier jour du mois précédent. Ce qui fait une différence de deux semaines entre la facture et l’envoi.
Ce qui ne produit pas une bonne impression. Si le client remarque que la date de facture est déjà dépassée de plusieurs jours, il considérera cette facture comme n’étant ‘pas urgente’. Il en conclura que si le fournisseur met tant de temps à envoyer sa facture, il ne s’offusquera pas d’un paiement tardif. En d’autres termes : “Vous envoyez la facture tardivement, donc je considère qu’un retard de paiement ne vous dérangera pas non plus”.
Ne facturez donc pas à une date antérieure. Soyez correct avec vos dates et délais. Sinon, vos clients fixeront leurs propres délais de paiement. Et malheureusement…. ils ne correspondront que rarement à ce que vous aviez prévu.
Il peut arriver que vous ne puissiez pas établir et envoyer toutes les factures à la date de facturation. Mais essayez en tout cas de garder les délais aussi courts que possible.
Bron: Glaydon Blog
