Récemment, une relation d’affaires m’a appelé à l’aide parce que le nombre de factures en souffrance de ses clients avait considérablement augmenté.

La PME commençait elle-même à rencontrer des difficultés. Mais le problème ne se situait pas tellement du côté des clients. L’analyse a en effet révélé qu’il s’agissait d’entreprises fiables, solvables, ayant un excellent comportement de paiement vis-à-vis des autres fournisseurs. Il se passait donc quelque chose en interne.

Le processus de facturation de la PME n’était pas optimal. Après une première analyse, nous avons obtenu rapidement une liste de possibilités pour faire payer les clients plus rapidement. Et cela sans mettre davantage de pression sur ces clients ni compromettre la relation commerciale.

Je vous présente dans ce blog 6 adaptations importantes que nous avons effectuées. Elles peuvent aussi être intéressantes pour vous : quelques petites modifications vous permettront de mieux recouvrir vos factures également.

1. Reconnaissez le risque de crédit

Vous encourez un risque dans chaque projet que vous réalisez, avec chaque client, lors de chaque vente : le risque de ne pas être payé. Mais connaissez-vous l’ampleur de ce risque ? Essayez de bien l’évaluer pour chaque projet. Contrôlez à chaque fois combien de liquidités une entreprise peut libérer à court terme pour effectuer les paiements. Et examinez le comportement de paiement de chaque client nouveau et existant.

2. Facturez au plus vite

Le projet est terminé ? Les produits et services sont vendus ? N’attendez pas la fin du mois pour envoyer la facture. Facturez immédiatement, en respectant quelques règles générales. Avec un outil de facturation simple ou un logiciel CRM plus élaboré, cela ne demande pas tellement de temps.

3. Suivez les paiements de près

Les entreprises laissent traîner beaucoup d’argent après la facturation. Je le remarque dans mes entretiens avec les clients et c’était le cas aussi chez cette relation d’affaires. Les factures sont envoyées, mais ensuite on ne s’en occupe plus. Qu’elles soient payées à temps ou non semble accessoire. Les factures sont parfois enregistrées comme étant ‘payées trop tard’ sans que le client soit interpellé et sans qu’aucune mesure ne soit prise.

Élaborez une procédure de rappel qui se déclenche dès que le délai de paiement est dépassé. N’hésitez pas à facturer des coûts et des intérêts si le paiement se fait attendre trop longtemps.

4. Enregistrez les communications

Différents services sont en contact avec le client. Mais les uns savent-ils ce qui a été convenu avec les autres ? Ou s’il y a eu des problèmes de production ou de livraison ? Vos vendeurs savent-ils quelles conditions ils doivent appliquer lorsque les entreprises paient tardivement ? Les sales ont peut-être pris des accords dérogeant aux conditions standard ?  C’est seulement si vous enregistrez au niveau central la communication avec vos clients que tous les services peuvent en profiter.

5. Adaptez les accords

Les accords de paiement sont sacrés. Vous l’avez lu dans plusieurs blogs déjà. Mais pourtant, vous devez faire preuve de flexibilité les concernant. Imaginez que l’un de vos clients se mette soudainement à payer tardivement, ou pas du tout. Dans ce cas, cela ne sert à rien de l’enfoncer encore davantage. Une approche sévère ne résoudra rien. La concertation, en revanche, peut aider, mais vous devez alors être bien informé de la situation financière de votre client. Vous devez savoir quand votre client rencontre des problèmes, afin de pouvoir intervenir à temps et discuter de la situation. Ce qui ne sera plus possible si votre client est déjà au bord de la noyade.

6. Automatisez votre processus

Une facture professionnelle ne doit pas nécessairement prendre beaucoup de temps. Vous pouvez automatiser facilement tout votre processus de facturation, y compris la procédure de rappel. Vous n’oubliez plus rien et vous avez beaucoup moins de travail manuel. Chez les clients qui utilisent systématiquement un progiciel CRM et de facturation, on observe une amélioration considérable des délais de paiement.

Vous n’arrivez pas à réduire le nombre de factures en souffrance ? Si vous n’avez pas le temps ou l’expertise requise pour courir derrière votre argent, réfléchissez à ce qu’une tierce partie pourrait signifier pour vous.

Source: Graydon Blog