96% van de bedrijven krijgt te maken met laattijdige betalingen : dat wil zeggen dat een aanmaning van de kant onvermijdelijk wordt. Dat de cashflow een belangrijke uitdaging vormt, spreekt voor zich, maar er tekent zich nog een andere, subtielere uitdaging af … de klantervaring! De betaling – en bijgevolg de inning van schuldvorderingen – maakt integraal deel uit van het klantentraject en moet de nodige aandacht krijgen: om de tevredenheid en de getrouwheid van de klanten te vrijwaren, en om het merkimago van het bedrijf te versterken. Ontdek waarom en hoe u de inning van schulden kunt aanwenden om de klantervaring te verbeteren …

Inning van schuldvorderingen: basisregels

De inning van schuldvorderingen is een lastig en technisch vak, maar ook erg boeiend: een betaling van de facturen verkrijgen, draagt bij aan de financiële gezondheid van het bedrijf – en soms aan zijn overleven. Het is dus een stimulerende uitdaging. De inning van schuldvorderingen komt bovendien niet louter neer op het mechanisch en onpersoonlijk aanmanen van klanten: als er een heuse strategie is, wordt alles efficiënter en worden de effecten zichtbaar, zowel op het vlak van de DSO als de klantervaring.

Per definitie omvat de inning van schuldvorderingen alle methodes om de betaling van een factuur te bekomen van een schuldenaar. De wet machtigt de schuldeiser om meerdere kanalen te hanteren – op progressieve en proportionele wijze:

  • De minnelijke invordering. Stapsgewijze spoort u de klant aan om zijn achterstallige factuur te betalen. Een eenvoudig telefoontje of een vriendelijke e-mail om te beginnen, gevolgd door een of meer aanmaningen als de klant nog steeds niet betaalt. De laatste stap : de ingebrekestelling tot betaling, aangetekend te versturen met ontvangstbevestiging.
  • De gerechtelijke invordering. In deze contentieuze fase moet u zich tot de rechter wenden. U vraagt een betalingsbevel of u dagvaardt uw klant ten principale in kortgeding om de betaling van uw schuldvordering te verkrijgen.
  • De gerechtelijke invordering doet zich voor in het kader van een contentieuze context. U moet dit zoveel mogelijk vermijden om de relatie met de klant te vrijwaren …

Beheer de inning van uw schuldvorderingen efficiënt en verbeter uw klantervaring

Omdat het gaat om de laatste stap in zijn traject, houdt de klant er een herinnering aan over die bijzonder veel impact heeft. Uw doelstelling : erop toezien dat de betaling onder de beste omstandigheden kan geschieden, gelet op de tevredenheid van de klant – en zonder de uitdaging voor uw cashflow uit het oog te verliezen. Op die manier behoudt uw klant een goed beeld van uw bedrijf. U schept de beste voorwaarden voor uw klant om opnieuw met u in zee te gaan en u vergroot de kans dat hij in zijn omgeving gewag maakt van uw uitstekende reputatie.

De essentiële voorzorgsmaatregelen:

  • Organiseer de inning van uw schuldvorderingen heel nauwgezet, zodat u altijd een duidelijk en betrouwbaar overzicht hebt van uw acties. Dat voorkomt met name dat u een klant bij vergissing gaat aanmanen – onaangenaam voor de schuldenaar die zijn schuld tijdig heeft voldaan – of dat u klanten vergeet.
  • Doe uw klanten een plezier en herinner hen vooraf aan de vervaldag! Deze stap van verwittiging biedt de schuldenaar de kans om zich te organiseren met het oog op een onverwijlde betaling. Hij is tevreden over deze herinnering die als geroepen komt in zijn drukke schema. Een andere service die u kunt verlenen : vergemakkelijk de betaling door elektronische, veilige betaalmiddelen aan te bieden.
  • Personaliseer uw aanmaningsscenario’s in functie van het klantenprofiel. Personaliseer ook de tekst van uw e-mails en brieven om meer verbondenheid met de klant te creëren. Let er bovendien op dat u openstaat voor dialoog: u kunt met klanten die tijdelijke moeilijkheden ondervinden, een langere betalingstermijn onderhandelen – altijd korter dan wanneer u het tot een rechtsgeding moet laten komen.
  • Bedank uw schuldeisers ! Met die laatste boodschap kunt u met een positieve noot afsluiten.

Een efficiënte minnelijke invordering voorkomt dat u het tot de contentieuze fase moet laten komen: aangepaste bewoordingen en doeltreffende scenario’s voorkomen geschillen; u wordt tijdig betaald en u verbetert uw klantervaring.

Meer weten?

Bron: Isabel Group

Gerelateerd nieuws algemeen