Dat de elektronische factuur straks verplicht wordt, mag voor financieel verantwoordelijken geen verrassing zijn. Uit de reacties tijdens het rondetafelgesprek van FDmagazine blijkt wel dat er totaal geen enthousiasme bestaat om ermee van start te gaan.
Hoever staan de bedrijven met het invoeren van de elektronische factuur?
Kathleen Kets: “Securex verstuurt zo’n vijf procent van de uitgaande facturen digitaal via Peppol. In totaal hebben we intussen honderdduizend e-facturen verstuurd. We zien een stijging, maar de groei gaat heel traag. We voeren regelmatig een controle uit op de Peppol-directory om te checken of er klanten zijn die zich daar hebben ingeschreven. Zo kunnen we hen de facturen via die weg verzenden. Daar komen er altijd bij, maar er zijn er ook die zich weer uitschrijven. Dat kan liggen aan technische problemen bij het access point. Het wijst ook op onzekerheid bij de gebruikers.
Securex is in 2021 gestart met de invoering van de elektronische factuur. Als erkend sociaal secretariaat zagen wij snel de voordelen voor ons en onze partners-boekhouders. Zij beschikken nu over volledige en correcte data die niet meer overgetikt moeten worden. Voor Securex is het een groot voordeel dat de e-invoice de waarde heeft van een aangetekend schrijven. Wij weten wanneer de factuur is aangekomen en hebben daar een bewijs van. Dat is belangrijk omdat we als erkend sociaal secretariaat ook instaan voor het innen van onder andere de bijdragen van de sociale zekerheid. Daar horen strenge regels en strikte deadlines bij. Daarnaast innen we bedrijfsvoorheffing en andere bijdragen voor diverse fondsen.
Onze federatie, de Unie van Sociale Secretariaten, volgt de evolutie op de voet en promoot de voordelen van de e-factuur. Ook daar zien we dat sommigen een afwachtende houding aannemen. Ik heb de indruk dat bedrijven wachten tot iemand hen een volledige oplossing aanreikt, zodat ze zelf niets hoeven te doen. De groei gaat zeer, zeer traag.”
Edward Roosens: “Die inschatting komt overeen met wat wij bij het VBO ervaren. Volgens een enque?te van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging wordt 85 procent van de facturen per e-mail verstuurd in de vorm van een pdf. Acht procent zijn digitale facturen via Peppol. Bedrijven verzenden nog steeds zeven procent van hun facturen op papier via de post.
Tegelijk heb ik het gevoel dat we een keerpunt bereiken. Met het VBO hielden we deze week een vergadering over deze thematiek voor de verzekeringssector. Onze grote Hortazaal zat afgeladen vol. Op een e-invoicecongres in oktober waren dubbel zoveel deelnemers als de keer voordien. De interesse neemt zeker toe. Tegelijk stel ik vast: we spreken hier al twintig jaar over. De oogst is voorlopig mager.”
Wouter Bollaert: “Ook op de FOD Financie?n volgen we de ontwikkelingen van nabij op. Het aantal Peppol-registraties is sinds begin dit jaar stevig gestegen, met zeventig procent. Daarmee komen we op een totaal van 125.000 bedrijven. Straks moeten zo’n 1,2 miljoen ondernemingen hun facturen gestructureerd elektronisch versturen. Een versnelling is dus nodig.
Ik stel vast dat er een grote weerstand bestaat om ermee te starten. Dat is ook te begrijpen. Voor veel ondernemingen maakt de facturatie deel uit van hun zakelijk proces. Een verandering in de facturatie mag geen invloed hebben op de goede werking daarvan.
Het is dan ook logisch dat bedrijven van hun softwareleveranciers de zekerheid willen krijgen dat dit in orde komt. Dat is de reden waarom we met de FOD nog geen brede informatiecampagne hebben opgezet. We wilden eerst inzetten op gerichte communicatie naar het middenveld, met name de IT-sector, zodat die zich kon organiseren.
We houden er rekening mee dat de invoering in grote golven zal toenemen naarmate softwareleveranciers hun pakket – vaak voor een bepaalde sector – in orde maken. Dat kan een stroomversnelling teweegbrengen, omdat meerdere bedrijven dan op korte termijn starten.”
Sven Dauwe: “Mijn bedrijf Nymus is een dienstverlener rond elektronische facturatie. We helpen vooral grotere bedrijven om zich hiervoor klaar te maken. Ik voel een stijgende interesse sinds de verplichting voor 2026 is aangekondigd. Het klopt dat het aandeel pdf-facturen dat per e-mail verstuurd wordt aanzienlijk is. Bedrijven zien dat als een goedkope oplossing. Ze vergeten natuurlijk dat het veel manueel werk vraagt om dat document te verwerken.
Een echte elektronische factuur laat toe om een heel proces te digitaliseren en automatiseren. Maar goed, een grote meerderheid maakt nu gebruik van de werkwijze met pdf-factuur. Daardoor is er geen enthousiasme om over te schakelen naar een andere aanpak. Je merkt dat ook: er zit geen schwung in de markt. Door de pdf via e-mail zonder controle gelijkwaardig te stellen aan een papieren factuur, is het moment om over te schakelen naar een echte e-factuur serieus vertraagd.”
Wouter Bollaert: “Dat verdient een woord uitleg. Belgie? volgde de Europese regels die opleggen dat een elektronische factuur in eender welke vorm rechtsgeldig is. Dat is alleen het geval zolang aan de basisvoorwaarden is voldaan: waarborgen van de authenticiteit en integriteit, en leesbaarheid. Die Europese regelgeving dateert van 2010. In Belgie? is ze omgezet in 2013. De context is nu anders. In 2017 is de Europese norm voor e-facturering ingevoerd waardoor er technisch meer mogelijkheden kwamen.”
Sven Dauwe: “Dat klopt. Ook een pdf-factuur moet authentiek en integer zijn. Dat betekent eigenlijk dat je authentificatiesoftware moet gebruiken als je een pdf-factuur stuurt. Die verplichting leggen de meeste bedrijven naast zich neer. In feite zijn die facturen in de mail nog gemakkelijker te vervalsen dan facturen op papier omdat ze via een openbaar netwerk worden verstuurd. Toch vinden de meeste bedrijven dat geen probleem.”
Marc Surinx: “We hebben met Prato HR net nog een vergadering gehad met klanten uit de uitzendsector waarvoor wij software maken. We komen regelmatig samen om de nieuwigheden aan te kondigen en te bespreken. Tijdens de vorige bijeenkomst ging het alleen maar over maatregelen die de overheid heeft aangekondigd: E-gov 3.0, e-invoicing, specifieke initiatieven voor de uitzendsector, enzovoort. Het draaide rond maatregelen die de overheid oplegt aan de bedrijven en die voor hen geen toegevoegde waarde cree?ren. Zij worden daar niet blij van. Ik stel vast dat die bedrijven weerstand hebben tegenover de overheid.
Van de zestig klanten wisten maar enkelen dat de verplichte e-facturatie eraan komt. De meesten hebben ook hun twijfels over al die verplichtingen. Ze denken dat het waarschijnlijk is dat de deadline verschoven wordt omdat nog niet alle voorbereidingen rond zijn.”
Wouter Bollaert: “Ik zou daar niet zo licht over gaan. Voorlopig werken we nog volop met positieve beïnvloeding, maar straks kunnen we ook ingrijpen en sancties opleggen.
Dat deze verplichting geen toegevoegde waarde creëert voor bedrijven, wil ik met klem tegenspreken. Een gestructureerde factuur is tot 75 procent goedkoper dan een papieren factuur en 64 procent goedkoper dan een pdf-factuur.”
Bron : FDmagazine (media-partner van Credit Expo Belgium)
