Organisaties doen er goed aan om op korte termijn elektronisch factureren in te voeren om besparingen tot wel 80 procent te realiseren.
Deze aanbeveling volgt uit de resultaten van het Billentis Report van 2015, gesponsord door Ricoh, dat voorspelt dat er wereldwijd 42 miljard facturen zullen worden uitgegeven dit jaar. Het jaarlijkse Billentis Report is bedoeld om organisaties te informeren over elektronisch factureren door marktgegevens en -analyses te publiceren, zodat organisaties inzicht hebben in de huidige en toekomstige stand van zaken en hoe deze hun bedrijf kunnen beïnvloeden.
In de afgelopen jaren hebben initiatieven van overheden in Europa ervoor gezorgd dat bedrijven worden aangemoedigd om papierloos te factureren. Denemarken is één van de pioniers op dit gebied ; al in 2005 verbande het land papieren facturen uit de publieke sector. E-facturatie bespaart de Deense belastinginstanties € 150 miljoen per jaar en het bedrijfsleven € 50 miljoen. In Italië heeft de implementatie van een e-facturatiesysteem bij de overheid voor een kostenbesparing van meer dan € 3 miljard gezorgd.
Herman Keijsers, Director IT & Outsourcing Services bij Ricoh Nederland: “Digitalisering is een belangrijke drijfveer van de groeiende belangstelling voor e-facturatie in Europa. Organisaties realiseren zich dat ‘digitaal ondernemen’ niet langer een onderscheidende factor is, maar een belangrijke vereiste voor elke organisatie die klaar wil zijn voor de toekomst. In een enquête die door Coleman Parkes in opdracht van Ricoh is uitgevoerd in 2014, zei 73 procent van de managers dat het digitaal volwassen worden zorgt voor een stijging van de winst zorgt, terwijl 62 procent het ermee eens was dat de organisatie aantrekkelijker wordt voor potentiële investeerders.”
Hetzelfde onderzoek toont aan dat 50 procent van de leidinggevenden het gevoel heeft dat zij niet digitaal volwassen worden zonder ondersteuning van een externe partner.
Keijsers: “Net zoals ieder veranderprogramma is het verstandig wanneer organisaties expertise inschakelen om over te stappen op elektronisch factureren. Zo kunnen organisaties niet alleen van de expertise van een derde partij profiteren, maar wordt ook hun personeel niet belast met deze tijdrovende en omvangrijke taak. Bovenal geeft dit organisaties de ruimte om andere bedrijfskritische en winstgevende activiteiten te ondernemen.”
Uiteraard is digitalisering van facturen alleen niet genoeg voor organisaties om een volledig geautomatiseerd facturatieproces te realiseren. Veel Europese organisaties hebben nog steeds te maken met een hoog percentage uitzonderlijke verwerkingen, wat betekent dat er persoonlijke interactie is vereist tijdens het facturatieproces. Dit komt door de vele onjuiste gegevens in de facturen zelf. Onjuiste informatie in B2B-facturen is één van de belangrijkste oorzaken van betalingsachterstanden. Elektronisch factureren is een uitstekend hulpmiddel om het probleem van onjuiste gegevens aan te pakken.
Download het onderzoek of bereken de besparingen die u kunt realiseren door over te stappen op elektronisch factureren op ricoh-europe.com/invoicing
