Creditmanagement is volop in beweging. Misschien is dit een goed moment om de verschillende rollen eens tegen het licht te houden en helderheid te scheppen wat betreft de inhoud.
Even scherpstellen: rollen versus functies
Wat ik hieronder ga beschrijven, zijn rollen, geen functies. Een functie is een pakket aan taken waarvoor een persoon de verantwoordelijkheid krijgt toegewezen. Een functie is dus verbonden aan een persoon, vrij statisch en heeft een juridische waarde. De inhoud van een functie wijzigen is bij veel organisaties geen lachertje.
Een rol is ook een pakket aan taken, maar dan losgekoppeld van de persoon. Een rol bestaat uit een reeks van taken die onderling een consistente eenheid vormen in een concrete situatie. Iemand met een bepaalde functie, kan dus meerdere rollen vervullen. Vaak probeert men evenwel een rol aan een functie te koppelen omdat die persoon het grootste deel van zijn tijd aan een bepaalde rol spendeert.
Een voorbeeld verduidelijkt misschien het verschil: een verkoper heeft bij sommige bedrijven ook een (beperkte) creditcontroller rol (staat mee in voor het analyseren van risico), maar geen creditcontroller functie (zijn functie is immers verkoper).
Creditmanager
Een creditmanager heeft een leidinggevende rol en is uiteindelijk verantwoordelijk voor één ding: het onder controle houden van de kosten van wanbetaling. Creditmanagement is al lang geen synoniem van debiteurenbeheer meer. Het verantwoordelijkheidsgebied gaat tegenwoordig van ‘prospect’ tot ‘cash’. Goede creditmanagers richten hun aandacht op de creatie van bedrijfswaarde.
In zijn dagelijks werk zorgt een creditmanager voor de ontwikkeling en uitvoering van een visie en strategie die aansluit bij de totale bedrijfsstrategie. Meestal rapporteert hij/zij aan een directielid (vaak de CFO of financieel directeur), waardoor hij/zij gemakkelijk toegang heeft tot de ‘beslissers’ binnen een organisatie.
Daarnaast stelt een creditmanager zijn team samen dat zorgt voor de uitvoering van de gewenste strategie via de meest optimale processen. Via rapportering interpreteert hij/zij de laatste stand van zaken en informeert hij/zij de rest van het bedrijf. Ten slotte heeft een creditmanager nauwe contacten met dienstverleners in de markt en is hij/zij perfect op de hoogte van de trends en evoluties binnen creditmanagement.
Creditcontroller
De creditcontroller is de risicospecialist. Hij/zij is verantwoordelijk voor de opvolging van het kredietrisico binnen een klantenportefeuille. Creditcontrollers zijn experten m.b.t. de analyse van jaarrekeningen en worden ingeschakeld bij het bepalen van kredietlimieten. Hij/zij gebruikt handelsinformatie om zich een beeld te vormen van een debiteur en is de drijvende kracht achter het acceptatiebeleid. Vanuit deze rol zijn er veel contacten met de collega’s van verkoop, maar ook met klanten zelf en met externe dienstverleners zoals kredietverzekeraars en aanbieders van handelsinformatie.
Collectionagent
Een collectionagent is de operationele uitvoerder van de door de creditmanager en zijn team bepaalde processen. Aangezien creditmanagement tegenwoordig een groot gebied van activiteiten afdekt, zijn de uit te voeren taken zeer divers. Klantgegevens en orders valideren, facturen versturen, betalingen verwerken, klanten bellen, incasso opvolgen, afschrijven, enz. Een collectionagent is niet enkel te herleiden tot iemand die naar klanten belt. Dat is tegenwoordig nog maar een fractie van het werk.
Teamleader
Afhankelijk van de grootte van de organisatie, zal de creditmanager beroep doen op één of meerdere teamleaders binnen zijn organisatie. Teamleaders sturen een team, dat voor een specifiek deel van het proces verantwoordelijk is, operationeel aan. In de meeste gevallen zijn teamleaders zelf experten in hun vak, met als extra de competentie om andere mensen aan te sturen en te motiveren. Hij/zij zorgt voor de dagelijkse werking (wie doet wat vandaag, wie heeft wanneer vakantie, etc.) en zorgt ervoor dat de vooropgestelde operationele doelen behaald worden.
Business analist
Business analisten zijn de cijferaars. Hij/zij zorgt voor de inhoud en beschikbaarheid van rapportering op verschillende niveaus: strategisch, tactisch en operationeel. Het doelpubliek verschilt voor elke type rapportering: strategisch voor de creditmanager en de directie, tactisch voor de creditmanager en zijn teamleaders en/of creditcontrollers en operationeel voor de teamleaders en de collectionagents.
Daarnaast zorgt een business analist voor de analyse en interpretatie van cijfers, vaak in wisselwerking met teamleaders en proces analisten. Hij/zij zorgt voor de cijfermatige onderbouwing van verbeteringen of trends.
Proces analist
Om alle taken binnen het ‘prospect-to-cash’-proces goed op elkaar af te stemmen, heb je een proces analist nodig. Hij/zij is ervoor verantwoordelijk dat de huidige processen goed gedocumenteerd zijn, waardoor iedereen goed op de hoogte is van de werking van de afdeling en makkelijk nieuwe dingen kan bijleren. Daarnaast zoekt een proces analist continu naar verbeteringen en optimalisaties.
Business analisten en proces analisten beschikken over een gedetailleerde kennis van de processen en de achterliggende datastructuren en –elementen. Het zal je dan ook niet verbazen dat ze goede relaties onderhouden met de collega’s van IT.
Met dit overzicht kan je binnen jouw eigen organisatie aan de slag om te kijken wie welke rol uitvoert. Hopelijk vind je alle rollen terug. Succes!
Steven Penne
Bron: www.workincapital.be
