Een creditmanager moet ervoor zorgen dat de kosten voor ‘Bad Debt’ onder controle blijven. De ‘Bad Debt Expense’-ratio (BDE) geeft weer hoe hoog die kosten zijn in verhouding tot de facturatie. Maar hoe bepaal je de BDE eigenlijk? En hoe maak je er een goede KPI van?
Eenvoudig starten: de teller
We beginnen met de juiste berekening van de ‘Bad Debt Expense’ kosten. Een echte vertaling in het Nederlands is er niet, maar de term ‘kosten voor wanbetaling’ maakt duidelijk waar het over gaat. Deze kosten bestaan uit de volgende componenten:
1. De wijziging in de post ‘geboekte waardeverminderingen’ op de balans, in België terug te vinden onder de grootboekrekening 409. Operationeel wordt er verwezen naar de provisie voor dubieuze debiteuren. Toevoegingen aan en terugnames op deze provisie lopen over de resultatenrekening via grootboekrekening 634.Voor elke individuele factuur of groep van gelijkaardige facturen, bepaal je deze kost. Daarna tel je op basis van de factuurdatum deze kosten per maand bij elkaar op. Zo krijg je een duidelijk inzicht per facturatiemaand in wat je waarschijnlijk nog zal moeten afboeken.
2. De ‘minderwaarde bij de realisatie van handelsvorderingen’ op grootboekrekening 642. Hier worden de bedragen geboekt wanneer vast staat dat een vordering niet meer betaald zal worden (vb. na faillissement of verkoop van vorderingen). Via de boekhouding leg je het verband met de oorspronkelijke factuur en de bijhorende factuurdatum. Zo krijg je opnieuw inzicht in de periode van facturatie waarop de afschrijving is toegepast.
Tel bovenstaande bedragen per maand op en je hebt de kost voor wanbetaling per maand.
En nu de noemer
Een nominaal bedrag op zich zegt niet veel. Seizoenseffecten en plotse stijgingen of dalingen van de gefactureerde omzet door prijs-of volumewijzigingen hebben een enorme invloed op het nominaal bedrag aan onbetaalde facturen. Om de BDE-ratio samen te stellen, maak je de verhouding tussen de nominale kost voor wanbetaling en de gefactureerde omzet zonder BTW per maand. Voor alle duidelijkheid: dit betekent dus dat je voor elke rapporteringsmaand in kaart brengt wat je hebt afgeschreven op facturen uit die maand en wat je aan provisie denkt nodig te hebben voor verwachte verliezen.
Het best maak je gebruik van de gefactureerde omzet. De kosten voor wanbetaling komen voort uit geleverde diensten of producten die je in een document hebt weten om te zetten, niet uit bedrijfsopbrengsten die nog niet aan de klant gefactureerd zijn. In veel sectoren is er op verschillende rapporteringsmomenten een groot verschil tussen wat er gefactureerd werd en wat er aan bedrijfsopbrengsten erkend is. Diensten of goederen waar klanten nog geen documenten (al dan niet elektronisch) voor hebben ontvangen, reken je best niet mee in de BDE-ratio. Echte achterstanden in facturatie moet je natuurlijk wel via aparte KPI opvolgen. Aangezien de gefactureerde BTW bij niet betaling recupereerbaar is en daardoor geen kost vormt, moet je rekenen met de gefactureerde omzet zonder BTW.
Maak er een KPI van
Je hebt nu wel een ratio berekend, maar hoe ga je die nu gebruiken? Creditmanagers weten dat je pas 3 tot 6 maanden na factuurdatum een stabiel zicht krijgt op wat er effectief moeilijk of niet betaald zal worden. Een goeie KPI krijg je door bijvoorbeeld een gemiddelde te nemen van de BDE-ratio over een periode van 6 relevante maanden. Als je al na drie maanden een stabiel zicht hebt op de wanbetalers, dan kan je bijvoorbeeld het gemiddelde nemen van maanden M-3 tot M-8 (ervan uitgaande dat M de huidige maand is).
Duidelijke voordelen
Deze KPI legt een duidelijk verband tussen de nominale kost voor wanbetaling en de evolutie van het zakencijfer. Stijgt de omzet door volumegroei of een stijging van de prijs van het eindproduct, dan loopt het bedrijf nominaal ook meer risico. Het omgekeerde geldt ook. Wanneer de prijzen dalen (vb. de olieprijs in de afgelopen jaren), dan zal je bij eenzelfde volume minder nominale kosten voor wanbetaling hebben.
Een wijziging in het risicoprofiel van je klanten zal ook zichtbaar worden. Wanneer je meer gaat verkopen aan de overheid – in principe zonder veel risico – zal zich dit manifesteren in een daling van je KPI omdat het aandeel verkopen zonder risico verder daalt.
Betere incassoprocessen worden ook direct zichtbaar door de KPI. Dit effect zie je terug in de evolutie van de BDE-ratio van een specifieke maand doorheen de tijd. Indien die maand nog in je meetperiode valt, zie je het ook direct in je KPI.
Nu wordt het pas interessant
Inzicht verkrijg je pas wanneer je dit cijfer maandelijks gaat bijhouden om te kijken hoe een en ander evolueert. Door filters toe te passen op verschillende dimensies die aan de klanten verbonden zijn krijg je inzicht waar de grootste kosten voor wanbetaling worden gemaakt. Zo kan je regio’s met elkaar gaan vergelijken, businessunits, verkoopkanalen, verkoopsegmenten, enz.
Geen 100% garanties
Er zit in deze aanpak evenwel een grote veronderstelling. De maandelijkse facturatie en de geboekte minderwaarden zijn objectief en nauwkeurig te bepalen. De andere component in de berekening – de provisie voor dubieuze debiteuren – is telkens opnieuw een vorm van loterij. De provisie wordt namelijk ingeschat op basis van een methode (zie kader) maar wat je nu echt verliest aan wanbetalers m.b.t. een maand uit het verleden weet je pas wanneer alle facturen uit die periode vereffend zijn. Dan ligt het cijfer objectief en zonder discussie vast, maar daarvoor blijft het een schatting. Dé waarheid over de kosten voor wanbetaling voor een bepaalde periode bestaat dus niet zolang alle facturen niet vereffend zijn.
Meest voorkomende methodiek
De twee meest gebruikte methoden voor het berekenen van de provisie voor dubieuze debiteuren zijn de volgende:
Methode 1: % op verkoop
Bij deze methode wordt de provisie voor dubieuze debiteuren berekend door een vast % op de verkopen te voorzien als kost. Elke nieuwe periode wordt een bedrag toegevoegd en doorheen de tijd worden bedragen teruggenomen wanneer de kosten voor wanbetaling zich realiseren. Groot nadeel van deze methode is dat het gebruikte percentage moeilijk te bepalen is en dat er weinig correlatie is met de lopende inningsprocessen.
Methode 2: % op ageing
Bij deze methode wordt de totale benodigde provisie voor elke periode berekent op basis van de ageing en vergeleken met het bedrag in de vorige periode. Het verschil wordt toegevoegd of teruggenomen in de resultatenrekening. Deze methode past een verschillend percentage aan verwachte niet-recuperatie toe op elke ageing periode (niet vervallen, 1 tot 30 dagen, …). Uitgangspunt hier is dat het steeds minder waarschijnlijk wordt dat je oudere vorderingen nog zal kunnen innen en dus best rekening houdt met lagere recuperatie. Bij deze methode is het van belang dat de BTW uit de openstaande vorderingen verwijderd wordt, om in teller en noemer appelen met appelen te vergelijken. Dat maakt het soms wel wat complexer, zeker bij toepassing van verschillende percentages.
Beide methoden zijn te verfijnen door verschillende percentages toe te passen op klantensegmenten (B2B, B2C, overheid, …) of de situatie waarin een klant zich bevindt (afbetalingsplan lopend, failliet, enz.).
Bijkomende complexiteit
Een vaak voorkomende fout bestaat erin dat waarborgen of gestorte borgsommen niet in mindering worden gebracht van het lopende risico. Een afnemer die een waarborgsom heeft gestort gelijk aan een equivalent van drie maanden afname van goederen of diensten, mag niet mee in rekening worden genomen. Er is immers geen risico, zelfs al betaalt de klant 60 dagen te laat, zolang de waarborg groter is dan het bedrag aan openstaande vorderingen. Het spreekt voor zich dat voor kredietverzekering bovenstaande eveneens van toepassing is.
Conclusie
Aangezien de ‘Bad Debt Expense’ een belangrijke factor is in de rentabiliteit van een organisatie, segment of product, is een goede inschatting cruciaal. Door gebruik te maken van statistische modellen en technieken kan je de uiteindelijke waarheid goed benaderen. Maar het blijft telkens weer een benadering, de waarheid weet je pas wanneer alles vereffend is. Zie daar het belang van korte doorlooptijden in het end-to-end inningsproces. Hoe korter de doorlooptijd, hoe correcter de informatie en dus de daarop gebaseerde beslissingen.
Steven Penne
Bron: www.workincapital.be
