De factuur is een van uw belangrijkste bedrijfsdocumenten, want de gezondheid van uw onderneming hangt namelijk sterk van af.
Krijgt u te maken met laattijdige betalingen? Dan kan onder andere een optimalisatie van uw factuur helpen om het betalingsgedrag van uw klanten verbeteren. Factureren is geen hogere wetenschap, maar er zijn wel een aantal belangrijke vereisten waar u rekening mee moet houden.
1. Zorg er in eerste instantie voor dat alle verplichte gegevens op de factuur staan:
- datum van de uitreiking van de factuur
- volgnummer
- volledige identificatie van de leverancier: naam, maatschappelijke benaming, adres, btw-nummer (in geval van een wettelijke vertegenwoordiger: zijn of haar identiteit, adres en aanduiding van hoedanigheid)
- rechtsvorm, RPR, rechtsgebied
- bankrekeningnummer
- volledige identificatie van de klant: naam of maatschappelijke benaming, adres, ondernemingsnummer, bijkomende vermeldingen bij een fiscaal vertegenwoordiger
datum van levering van de goederen, wanneer deze verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur - omschrijving van de goederen en/of diensten, met hun hoeveelheid, code en tarief
maatstaf van heffing voor elk tarief, eenheidsprijs exclusief btw, eventuele vooruitbetaling en prijskorting - btw-tarieven en het totaalbedrag van de verschuldigde btw (als er geen btw is verschuldigd, moet de richtlijn of nationale bepaling die van kracht is worden vermeld)
- algemene voorwaarden.
2. Er is geen enkele wettekst die zegt dat het woord ‘factuur’ moet vermeld worden. Toch raden we aan dit te vermelden. Het biedt duidelijkheid en u voorkomt verwarring over het document.
3. Wanneer u bepaalde goederen of diensten gratis hebt geleverd, zet u dit best niet op de factuur. Staat het wel zwart op wit, dan moet u de btw zelf voldoen.
4. Wanneer een klant een kopie vraagt van de factuur, dan volstaat het niet om ze nog eens af te drukken en er ‘kopie’ of ‘duplicaat’ op te zetten. U dient te vermelden: ‘Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur’. Bovendien moet dit document gedagtekend zijn.
5. Bewaar uw facturen gedurende 7 jaar. De btw-wetgeving voorziet deze bewaringstermijn. De vennootschapsbelasting vraagt 5 jaar. De boekhoudwetgeving 7 jaar. Deze termijn geldt voor alle relevante stukken. De termijn kan langer zijn wanneer de facturen betrekking hebben op afschrijvingen of in relatie staan tot een verzekeringspolis.
6. Wilt u elektronisch factureren, dan hebt u een voorafgaand akkoord nodig van uw klant.
7. Let op de vormgeving van uw factuur. Zorg ervoor dat het onderwerp, het te betalen bedrag, de referentie en het bankrekeningnummer duidelijk leesbaar zijn zodat de klant niet moet zoeken naar de belangrijkste vermeldingen.
8. Een correcte factuur is niet alleen in uw voordeel. De klant kan er vlot mee betalen, maar het is ook essentieel dat hij een correcte factuur heeft om de aangerekende btw van leveranciers in aftrek te mogen nemen. Voor elke overtreding moet de btw worden teruggestort aan de staat, mét boete en nalatigheidsintrest. Deze boete kan 10% bedragen, gecombineerd met een verwerping van aftrek van btw.
9. Factureer niet met een datum in het verleden. Soms wordt een maand pas afgesloten op de 15de van de daaropvolgende maand. Het gevolg? Ook de facturen worden pas rond die dag verstuurd, maar wel met de laatste dag van de vorige maand als factuurdatum. Een verschil van twee weken dus tussen factuur en verzending.
En dat geeft geen positieve indruk. Wanneer een klant merkt dat de factuurdatum al heel wat dagen achter zich ligt, dan zal hij de factuur ervaren als ‘niet dringend’. Hij zal redeneren dat wanneer de leverancier zo laat is om zijn factuur te sturen, dan zal een tijdige betaling ook wel niet zo veel uitmaken. Met andere woorden: “U bent laat, dan hoef ik een correcte betaling ook niet zo nauw te nemen”.
Factureer dus niet met een datum in het verleden. Wees correct met uw data en termijnen. Anders gaan uw klanten hun eigen termijnen bepalen. En helaas … deze komen zelden overeen met wat u voorzien hebt.
Mogelijk lukt het niet altijd om de facturen op de facturatiedatum op te maken en te versturen. Probeer alleszins de termijn zo kort mogelijk te houden.
Bron: Graydon Blog
