De wetgever legt ondernemingen in een aantal sectoren strenge verplichtingen op. Ze moeten onder andere een risicoanalyse doen om te vermijden dat ze betrokken raken bij witwasoperaties, de financiering van terrorisme of georganiseerde criminele activiteiten. Dient u zo’n risicoanalyse uit te voeren? Volg dan deze stappen om boetes en reputatieschade te vermijden.
Stap 1. Registreer klanten vanaf de eerste transactie
Klantenonderzoek bij natuurlijke personen:
Naam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats en indien mogelijk adres aan de hand van de identiteitskaart (of gelijkwaardig zoals een paspoort) als het gaat om een Belgische onderdaan. Een persoon met de buitenlandse nationaliteit mag een verblijfsvergunning aanleveren, een bewijs van inschrijving in het vreemdelingsregister of een woonplaats in het buitenland opgeven.
Klantenonderzoek bij rechtspersonen:
Maatschappelijke zetel en naam, een lijst met de bestuurders en een lijst van bevoegde personen om deze rechtspersoon te vertegenwoordigen. Te verifiëren aan de hand van de gepubliceerde statuten in het Belgisch Staatsblad.
Geviseerde sectoren:
Niet iedereen moet zijn klanten vooraf registreren. Het zijn bedrijven en personen die in onderstaande sectoren opereren die aan de strengere eisen moeten voldoen:
- banken
- verzekeringsmaatschappijen
- beleggingsondernemingen
- makelaars in bank- en verzekeringsproducten
- vastgoedmakelaars
- notarissen
- gerechtsdeurwaarders
- bewakingsondernemingen
- handelaars in diamant
- uitbaters van casino’s
- externe accountants en belastingconsulenten
- bedrijfsrevisoren
- advocaten voor een deel van hun activiteiten
Stap 2. Identificeer klanten vanaf 10.000 euro
De betrokken ondernemingen en personen dienen hun klanten en hun lastgevers te identificeren aan de hand van een bewijsstuk (zie stap 1) vooraleer ze er een zakelijke relatie mee aangaan. Van het identificatiebewijs moeten ze een afschrift maken op papier of op een elektronische informatiedrager.
De verplichte identificatie geldt zowel voor trouwe klanten, als voor gelegenheidsklanten die een transactie afsluiten met een waarde van meer dan 10.000 euro. Ongeacht of die in eenmaal of in meerdere keren wordt uitgevoerd. Voor casino’s geldt een identificatieplicht vanaf 1.000 euro.
Stap 3. Handel sneller bij vermoeden van witwassen
Indien er een vermoeden van witwassen bestaat, dan moet u de identificatie ook bij lagere transactiewaarden uitvoeren. Hetzelfde geldt indien een oudere identificatie niet volledig accuraat of correct bleek.
Stap 4. Ken de begunstigde achter de vennootschap
Voor rechtspersonen moet u de maatschappelijke naam en de maatschappelijke zetel van de rechtspersoon noteren, alsook de persoon die het recht heeft om namens de vennootschap verbintenissen aan te gaan. Daarnaast moet u weten wie de uiteindelijke begunstigde van de onderneming is. Dit is de persoon die minstens 25% van de aandelen of het stemrechten in handen heeft, of die er op één of andere manier de controle over heeft.
Levert het klantenonderzoek niet de beoogde duidelijkheid op? Dan mag u met de klant geen zakelijke relatie aangaan of in stand houden.
Stap 5. Bewaar gegevens van de risicoanalyse 5 jaar
U moet de gegevens over de klanten en hun transacties nog minstens vijf jaar na beëindiging van de klantenrelatie bijhouden. Ze moeten toelaten om alle transacties te reconstrueren.
De wet legt alle onderworpen ondernemingen en personen ook de verplichting op om hun personeel op te leiden. Medewerkers moeten in staat zijn om verrichtingen waar een vermoeden van witwassen of financiering van terrorisme bestaat op te sporen en te behandelen.
Stap 6. Meld verdachte transacties
Stoten de bedrijven uit de betrokken sectoren bij hun activiteiten op een verdachte transactie? Dan moeten ze die melden bij de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI), beter bekend als de antiwitwascel. De aanmelding kan elektronisch verlopen.
Deze verplichting blijft gelden, zelfs als de aangekondigde verrichting uiteindelijk niet doorgaat of wanneer ze al is aangemeld door iemand anders.
In de meeste gevallen zijn de verplichte melders trouwens niet in staat de omvang van het onderliggende misdrijf te achterhalen. Het behoort net tot de taak van de CFI en de gerechtelijke diensten om die te ontrafelen.
Bron: Graydon Blog
