Wanneer je aan het einde van het interne inningstraject bent gekomen, schakel je traditioneel een incassokantoor, deurwaarder of advocaat in. Maar hoe weet je nu of die goed werk leveren?
Recuperatiegraad
De recuperatiegraad geeft weer hoeveel van de hoofdsom die je ter inning hebt aangeboden, uiteindelijk geïnd werd. Het is dus een verhoudingsgetal: alle door de debiteur betaalde bedragen gedeeld door de overgedragen hoofdsom. Het is belangrijk hier te kijken naar alle betalingen die door een debiteur werden uitgevoerd zonder te kijken naar de toewijzing van de betaling (toewijzing aan hoofdsom, interesten, schadebeding, etc.). Aangezien de recuperatiegraad kan wijzigen doorheen de tijd, wordt meestal de recuperatiegraad gebruikt na 36 maanden. In de meeste gevallen zijn alle dossiers dan afgewerkt. Per dossier kan het bedrag van de betaling door een debiteur groter zijn dan de hoofdsom, maar voor een hele portefeuille is dat zelden (om niet nooit te zeggen) het geval.
Recuperatiesnelheid
Naast de recuperatiegraad, is de snelheid waarmee de inning gebeurt cruciaal. Hoe sneller, hoe beter. De snelheid van inning heeft voor de opdrachtgever direct impact op zijn resultaat via terugnames op de voorziening voor dubieuze debiteuren. Bovendien zegt de snelheid waarmee bedragen worden geïnd duidelijk iets over de kwaliteit van de interne processen van een partner. Een professionele partner gebruikt geavanceerde workflowsystemen, zoekt naar het optimale inningspad van een debiteur en weet al snel wat de kans op inning van een schuld is. Zij zorgen ervoor dat er geen ‘slapende’ dossiers zijn.
Kosten
Voor het werk dat ze verrichten, vragen incassopartners een vergoeding. De mogelijkheden qua type vergoeding zijn eindeloos en hangen vaak af van het type incassopartner: no cure no pay, wettelijke tarieven, rechtsplegingsvergoedingen, schadebedingen, interesten, erelonen. Hoe lager de kosten, hoe beter. Kosten hebben namelijk ook een directe impact op het bedrijfsresultaat van de opdrachtgever.
Een getal dat hier vaak gebruikt wordt is de kostenratio: hoeveel kosten moet je gemiddeld maken voor het innen van een dossier in verhouding tot de overgedragen hoofdsom. Dit resultaat kan je dan afzetten tegen je recuperatiegraad, om zo de “netto inning” te bekomen. Zorg wel dat je dezelfde periode gebruikt (vb. 36 maanden) bij de berekening van de kosten en de recuperatiegraad wanneer je de netto inning wil berekenen. Kwestie van appelen en peren …
Integratie
Een belangrijk element in de evaluatie zijn de mogelijkheden die een partner je biedt qua integratie. Past de incassopartner zich aan jouw manier van werken aan of moet je volgens hun dataschema werken? Welke data krijg je aangeleverd wanneer zij voor jou innen? Is er online rapportering voorzien met mogelijkheden om rapporten en data te downloaden? Kan je online dossiers ingeven of enkel via een bestand? In welke mate kan je kopieën van facturen mee doorsturen?
Bij grote hoeveelheden kan je niet manueel werken en moet je partner data automatisch kunnen inlezen en terugsturen. Hoewel de waarde hiervan niet louter monetair uit te drukken is, is dit een heel belangrijk gegeven. Het heeft immers een directe impact op je operationele werking. Verregaande en makkelijke integraties (vb. via webservice) zorgen voor lagere beheerskosten en meer inzicht in lopende portefeuilles.
Dienstverlening
Tot slot is het belangrijk te kijken naar wat jouw debiteuren aan dienstverlening kunnen verwachten bij een incassopartner. Is er een goed georganiseerd en bereikbaar call center? Kan een debiteur terecht voor een persoonlijk gesprek? Zijn er mogelijkheden om online een betaalregeling vast te leggen?
Uiteindelijk schakel je een partner in die jouw organisatie zal vertegenwoordigen bij de debiteur. De werking van een partner moet zoveel mogelijk aansluiten bij de dienstverlening die een debiteur bij jou gewend is. Als jouw bedrijf het belangrijk vind dat een klant binnen de vijf dagen beantwoord wordt, dan moet een partner dat ook waar kunnen maken.
Wisselwerking
Het is de combinatie van alle criteria die je een beeld geven van de beste partner. Snel innen met weinig risico zal misschien leiden tot lage kosten, maar ook tot een lage totale recuperatiegraad en dus hogere afschrijvingen van vorderingen. Daarom is de combinatie van alle factoren zo belangrijk. Indien je partner weinig integratiemogelijkheden heeft omdat er op een verouderd systeem gewerk wordt, kan je misschien profiteren van lage kosten. Maar met de beschikbare info kan je misschien geen analyses uitvoeren om je acceptatiebeleid aan te passen of je provisieberekening te optimaliseren.
Vergelijken
Wanneer je slechts met één partner werkt, kan je moelijk vergelijken. Vandaar dat het altijd verstandig is te werken met meerdere partners indien dit operationeel haalbaar is. Als je per jaar maar 100 dossiers te verwerken hebt, heeft dit weinig zin. Dan kan je beter binnen je netwerk eens ervaring uitwisselen met een collega uit een andere sector.
Zorg er steeds voor dat elke partner vergelijkbare dossiers krijgt. Het heeft geen zin de inning van B2B-debiteuren te vergelijken met die van B2C-debiteuren. Zorg er bij de verdeling dus voor dat je vergelijkbare portefuilles samenstelt. Dan kan je achteraf echt vergelijken!
Steven Penne
Bron: www.workincapital.be
